3 conseils efficaces pour ne plus avoir un agenda surchargé
Avez-vous un agenda surchargé presque tout le temps ?
Si vous êtes constamment en train de courir derrière le temps, vous stressés et vous n’êtes pas autant productifs que vous l’aimeriez l’être. Il est temps d’apprendre à mieux planifier votre temps au travail et dans votre vie privée.
1 – Définissez un ordre de priorité pour vos objectifs
Vous pouvez prioriser vos tâches de différentes manières. Certains d’entre vous utilisent la matrice d’Eisenhower, d’autres la matrice abcde, d’autres n’ont aucune méthode pour prioriser leurs tâches, etc.
Un moyen très efficace d’éviter un agenda trop rempli consiste à planifier vos tâches en fonction du niveau d’importance de vos objectifs. Si vous ne les avez pas priorisés, il est temps de le faire.
Pourquoi ?
Parce qu’au cours d’une journée, vous disposez d’un nombre limité d’heures et d’énergie.
Si vous n’établissez pas un ordre de priorité pour vos objectifs, vous allouerez votre énergie à vos tâches de façon aléatoire.
Par conséquent, vous serez moins efficace, vous aurez tendance à vous démotiver et même à procrastiner certaines tâches.
Au contraire, en vous attaquant à l’objectif ou au problème le plus important que vous avez besoin de gérer, vous serez en mesure de renforcer votre motivation et d’atteindre votre but principal plus rapidement.
Atteindre votre premier objectif, vous donnera plus d’énergie pour en atteindre un deuxième, un troisième et ainsi de suite. Par conséquent, vous renforcerez la confiance en soi et l’estime de soi.
Votre auto-efficacité augmentera et par conséquent vous deviendrez encore plus productifs dans votre vie.
Maintenant, je vous propose de passer au conseil pratique.
Conseil pratique : définissez vos 2 objectifs les plus importants de l’année
Je vous propose de définir un objectif professionnel et un personnel.
Si vous ne savez pas comment définir un objectif, je vous conseille de lire mon article sur comment définir et atteindre les objectifs.
Puis, une fois ces objectifs définis, planifiez chaque jour des tâches à exécuter qui vous permettront de les atteindre dans l’année en cours.
Maintenant, je vous propose de passer au prochain conseil qui consiste à prioriser vos tâches en fonction de leur impact.
2 – Priorisez vos tâches en fonction de leur impact potentiel
Dans les articles précédents, je vous avais conseillé de planifier vos activités en fonction de votre chronotype et en fonction de leur niveau d’importance.
Maintenant, je vous propose une troisième méthode qui consiste à programmer vos tâches en fonction de leur impact.
En fonction de votre tendance à vous focaliser sur ce qu’il y a de positif ou de négatif dans la vie, vous prioriserez vos activités différemment.
Si vous êtes une personne plutôt optimiste et que vous êtes davantage motivée par le fait d’atteindre un résultat positif alors, vous serez plus efficace en programmant dans votre agenda les activités qui auront un impact positif sur votre vie.
Si en revanche, vous êtes davantage motivés par la possibilité d’éviter que quelque chose de négatif se produise, vous serez plus productifs en planifiant vos activités en fonction de leur impact potentiel négatif.
En cas de doute, testez les deux options et suivez celles qui fonctionne le mieux pour vous.
Maintenant, je vous propose de passer au conseil pratique.
Conseil pratique : rédigez une liste des impacts positifs ou négatifs
Dans un premier temps, rédigez votre to-do list journalière.
Puis, à coté de chaque tâche écrivez une note de 1 à 5 pour indiquer le niveau d’impact de chaque activité si vous ne le la terminez pas. 1 correspond au plus faible impact et 5 au plus grand.
Ensuite, ordonnez les activités de la plus impactante à celle ayant un plus faible effet.
Faire cela, vous permettra de commencer votre journée avec les activités à effet potentiel maximal dès le matin.
Maintenant, je vous propose de passer au prochain conseil qui consiste à déléguer certaines activités.
3 – Déléguez certaines tâches
L’une des raisons qui font que votre agenda soit trop rempli est que vous ne déléguez pas suffisamment voire même pas du tout une partie de vos activités.
Dans un autre article, sur comment apprendre à déléguer, j’ai abordé plus en détail ce thème.
Maintenant, je souhaite juste partager avec vous les types de tâches que vous pouvez commencer à déléguer autant dans votre vie professionnelle que dans celle personnelle.
Il y a trois types d’activités que vous pouvez déléguer.
Dans la première catégorie, vous trouvez les tâches que vous reportez depuis très longtemps. Il s’agit d’activité pénibles, peu intéressantes et en général de tâches activités que vous ne souhaitez pas effectuer.
Dans la deuxième catégorie, l’on retrouve les occupations qui vous font perdre beaucoup de temps et que les autres peuvent apprendre à exécuter assez rapidement.
Dans la troisième, les tâches qui requièrent d’utiliser vos points faibles. Il s’agit d’activités professionnelles ou personnelles variées qui vous mettent mal à l’aise et qui ont un impact négatif sur l’estime de soi.
En confiant ces trois catégories aux autres, vous pourrez vous focaliser davantage sur ce qui est vraiment important pour vous et vous dégagerez aussi du temps pour planifier des activités agréables importantes pour votre bien-être.
Conseil pratique : commencez à déléguer au moins une tâche cette semaine
Le plus difficile est de commencer à déléguer.
Choisissez une tâche qui rentre dans l’une des trois catégories précédentes et commencez à en déléguer au moins une cette semaine.
Planifiez le jour, l’heure et la personne à laquelle vous allez demander de l’aide.
Si vous êtes déjà prêt à déléguer, faites-le tout de suite.
Quelles sont les meilleures applications pour la gestion du temps ?
Les applications pour gérer le temps sont nombreuses car chaque application répond à des besoins différents et c’est pour cela que j’ai rédigé un article complet sur ce sujet. Découvrez maintenant les meilleures applications pour gérer le temps.
Conclusion sur comment ne pas avoir un agenda surchargé
Dans cet article, je vous ai proposé trois conseils pour reprendre le contrôle de votre temps. Pour aller plus loin, je vous propose de lire mon article sur comment diminuer la charge mentale.
Si vous êtes intéressé par le thème de la productivité, je vous invite à découvrir tous mes articles sur la productivité.
Si vous souhaitez bénéficier de l’expertise d’un coach en gestion du temps, écrivez-nous dès maintenant en utilisant notre formulaire de contact ou appelez-nous par téléphone ou sur WhatsApp au +33 6 69 46 03 79.
Si vous êtes prêts à passer à l’action, découvrez maintenant nos forfaits de coaching pour les particuliers :
Retrouvez cet article en d’autres langues
English: Overloaded schedule? 3 tips on how to take back control of your time
Italiano: Agenda piena di impegni? 3 strategie per gestire meglio il vostro tempo