Apprendre à déléguer pour réduire le stress, atteindre les objectifs, être heureux
Dans cet article, je vous propose des conseils utiles pour apprendre à déléguer dans votre vie professionnelle et personnelle.
Avant de passer aux conseils, il est essentiel de comprendre quelles sont les raisons qui vous motivent à déléguer une partie de vos activités.
L’objectif global de la délégation est de vous permettre de libérer plus de temps pour les activités qui sont plus importantes pour vous.
Si vous êtes manager la délégation peut être utile pour vous refocaliser sur les activités qui mettent en valeur les compétences pour lesquelles vous avez été embauche.
Le coaching pour les managers est accompagnement sur mesure pour devenir plus efficace au travail.
Si vous êtes entrepreneur, la délégation vous aidera à vous centrez sur les activités qui vous permettent d’augmenter votre chiffre d’affaires.
Le business coaching est un accompagnement à la carte qui vous aidera à faire grandir votre entreprise.
Dans votre vie personnelle, la délégation vous aide à dégager su temps soit pour les activités et les personnes qui contribuent à votre bien être.
Comment déléguer des tâches aux membres de son équipe
1 – Définissez l’objectif de votre délégation
Pourquoi souhaitez-vous déléguer ?
Répondre à cette question est le point de départ d’une délégation vraiment réussie.
Si votre objectif n’est pas clair pour vous, vous ne serez pas en mesure de déléguer efficacement.
Si vous souhaitez apprendre à définir correctement vos objectifs, je vous conseille de lire l’article comment fixer des objectifs, les atteindre et être vraiment heureux.
La plupart du temps, le recours à la délégation est la réponse à une situation de crise professionnelle, personnelle ou globale.
L’on se sent débordé, épuisé et on a l’impression de courir sans cesse derrière le temps sans pour autant être en mesure de comprendre la situation.
Un bilan de votre situation réalisé par un coach en gestion du temps peut vous permettre de sortir de cette situation psychologiquement et physiquement stressante.
Si vous êtes manager vous êtes exposé autant à la pression des dirigeants qu’aux requêtes de votre équipe.
Si vous souhaitez reprendre le contrôle de la situation, vous avez besoin de prendre conscience de votre motivation pour déléguer et non seulement des motivations exprimées par vos responsables hiérarchiques.
Focalisez-vous sur vos propres motivations !
Si vous ne passez pas à l’action vos difficultés professionnelles auront également un impact sur votre vie personnelle.
2 – Définissez les activités que vous avez besoin de déléguer
A présent, vous avez identifié ce qui vous motive à déléguer afin d’améliorer la qualité de votre vie professionnelle et personnelle.
Maintenant, c’est le moment de définir les activités à déléguer en priorité.
Rappelez-vous que votre objectif est de dégager plus de temps pour vous, mais gardez bien à l’esprit que vous ne pouvez pas tout déléguer.
Vous devriez déléguer :
toutes les tâches que les autres peuvent accomplir autant bien que vous dans un temps acceptable
toutes les tâches qui vous éloignent de vos objectifs professionnels les plus importants
toutes les tâches que d’autres personnes peuvent effectuer dans un temps acceptable si vous leur consacrez du temps pour les former
toutes les tâches répétitives et faciles à effectuer
toutes les tâches moins importantes que vous procrastinez et qui vous éloignent de vos objectifs les plus importants
3 – Définissez une procédure à suivre pour effectuer les activités que vous souhaitez déléguer
Vous savez pourquoi vous souhaitez déléguer et quoi déléguer.
Maintenant, il s’agit de définir une procédure qui permettra à votre délégation d’être vraiment efficace.
Définir une procédure de délégation sert à donner des instructions suffisamment précises aux personnes qui auront à exécuter une partie de vos tâches.
Plus vous serez précis dans l’explication de ce que les autres doivent effectuer et plus la délégation vous permettra de gagner du temps et de réduire le stress.
Prenez donc tout le temps nécessaire pour préparer un document qui permettra de faciliter le travail de vos collaborateurs.
Cette procédure sera améliorée dans le temps en fonction du retour que vous recevrez des personnes avec lesquelles vous coopérez.
Dans cette procédure vous expliquerez le temps nécessaire pour effectuer notamment le travail à fournir.
4 – Déléguez chaque tâche à la meilleure personne disponible
En fonction du niveau de complexité de la tâche et de la procédure, vous déciderez à quelle personne déléguer chaque tâche.
A ce stade, il est indispensable de prendre en compte d’autres facteurs pour réussir votre délégation.
Déléguez aux autres en prenant en compte :
- leurs qualités innées
- leur niveau de compétence
- leur personnalité
- leur niveau de motivation général
- leur niveau de motivation pour effectuer la tâche
- leur charge de travail
- leur capacité à gérer le stress
- leur chronotype
Vous comprenez donc que déléguer efficacement requiert de prendre du temps pour connaître les personnes avec lesquelles vous collaborez.
Cela signifie que vous devez investir un peu de votre temps pour prendre conscience des qualités et défauts des personnes avec lesquelles vous coopérez.
5 – Planifiez un suivi de vos délégations
Si vous suivez les conseils précédents, vous êtes déjà sur la bonne voie pour profiter de tous les avantages de la délégation autant au travail que dans votre vie privée.
Maintenant, il est important de fixer des RDV de suivi pour vérifier que tout procède pour le mieux.
Vous pouvez améliorer ce suivi en fixant à l’avance des règles à respecter en cas de difficulté à exécuter les tâches attribuées.
Par exemple, vous pouvez planifier dans votre agenda des tranches horaires pendant lesquelles votre collaborateur pourra vous contacter par téléphone s’il rencontre une difficulté qui l’empêche de travailler.
A chaque RDV de suivi, votre rôle consistera à comprendre si la personne progresse au rythme prévu ou si au contraire elle rencontre des difficultés que vous n’avez pas prévues.
Dans ce dernier cas, votre rôle consistera à trouver des solutions pour faciliter son travail.
Cette phase est très délicate du point de vue de la communication.
Il est très important de communiquer de façon empathique et bienveillante afin de garder une bonne relation avec les autres.
Ne critiquez pas et ne jugez pas !
Si vous le faites, vous risquez d’arriver à des conclusions erronées.
Si réaliser une tâche donnée est quelque chose est facile pour vous, cela ne l’est pas forcement pour les autres.
Nous sommes tous différents et chaque individu a besoin d’un temps variable pour effectuer une tâche donnée.
Au lieu de donner la faute aux autres, assurez-vous de faire de votre mieux pour améliorer vos compétences en termes de délégation.
6 – Dépassez les ennemis de la délégation
La délégation est un aspect de la gestion du temps qui est influencé par différents aspects d’ordre psychologique.
Parmi ces facteurs, le plus commun est représenté par le perfectionnisme.
Si vous êtes une personne très perfectionniste, vous ne serez pas en mesure de déléguer ou vous ne serez pas capable de déléguer de façon efficace.
Apprendre à déléguer consiste apprendre à accepter une partie d’imperfection notamment au début.
Cela premièrement parce que vous avez besoin de temps pour apprendre à bien déléguer et parce que plus vous connaissez vos collaborateurs et mieux vous serez en mesure de bien déléguer.
Déléguer de façon efficace est donc un double exercice qui requiert d’apprendre à gérer autant votre imperfection que celle des personnes avec lesquelles vous travaillez.
Pour aller plus loin sur le thème du perfectionnisme, je vous conseille de lire l’article comment arrêter d’être perfectionniste au travail et dans la vie privée.
Apprendre à déléguer dans votre vie personnelle
La délégation s’applique également à votre vie personnelle.
Dans ce dernier cas, un coach de vie est la personne la plus adaptée pour vous aider dans cette tâche.
Mais ici, je vous propose quand même quelques suggestions.
Vous devriez automatiser toutes les tâches qui peuvent être exécutées en automatique : paiements, backup, etc.
Même si vous avez des doutes, sachez que vous pouvez déléguer certaines activités personnelles pour avoir plus de temps libre par exemple pour faire du sport ou rencontrer des amis ou développer vos compétences.
Le plus simple consiste à mesurer le temps que vous passez sur des activités répétitives afin de les déléguer pour avoir plus de temps pour les activités importantes de votre vie.
Ensuite, essayez de réduire ou si possible éliminer les activités pas importantes ou négatives comme par exemple regarder la télévision ou rester trop longtemps sur les réseaux sociaux.
Vous verrez qu’en appliquant ces simples stratégies, vous serez en mesure de gagner plusieurs heures par semaine.
Quelles sont les meilleures applications pour la gestion du temps ?
Les applications pour gérer le temps sont nombreuses car chaque application répond à des besoins différents et c’est pour cela que j’ai rédigé un article complet sur ce sujet. Découvrez maintenant les meilleures applications pour gérer le temps.
Conclusion sur comment apprendre à déléguer au travail et dans la vie privée
Dans cet article, je vous ai proposé des conseils pour apprendre à déléguer efficacement afin d’améliorer la qualité de votre vie.
Si vous êtes intéressés par le thème de la productivité, je vous invite à découvrir tous mes articles sur la productivité.
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Pour apprendre à bien gérer votre temps, je vous conseille de découvrir notre formation en gestion du temps à distance.
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FAQ – Apprendre à déléguer
Pourquoi apprendre à déléguer est-il important ?
Apprendre à déléguer permet de libérer du temps pour les activités les plus importantes, de réduire le stress et de mieux atteindre ses objectifs. Au travail, cela aide à se recentrer sur les missions à forte valeur ajoutée. Dans la vie personnelle, cela permet de dégager plus de temps pour son bien-être, ses proches ou ses projets.
Quelle est la première étape pour déléguer efficacement ?
La première étape consiste à définir clairement l’objectif de votre délégation. Tant que vous ne savez pas précisément pourquoi vous voulez déléguer, il sera difficile de le faire de manière efficace. Comprendre votre motivation vous aide à prendre de meilleures décisions et à reprendre le contrôle sur votre organisation.
Quelles tâches faut-il déléguer en priorité ?
Il est généralement utile de déléguer les tâches que d’autres peuvent accomplir correctement dans un délai acceptable, les tâches répétitives, celles qui vous éloignent de vos objectifs prioritaires, ou encore celles que vous remettez sans cesse à plus tard. L’idée est de garder pour vous ce qui demande réellement votre expertise ou votre implication directe.
Pourquoi faut-il définir une procédure avant de déléguer ?
Définir une procédure permet de donner des consignes claires et précises à la personne qui réalisera la tâche. Plus vos indications sont détaillées, plus la délégation sera fluide, efficace et moins stressante. Une bonne procédure réduit les erreurs, fait gagner du temps et peut être améliorée au fil des retours reçus.
Comment choisir la bonne personne pour déléguer une tâche ?
Pour bien déléguer, il faut tenir compte des compétences, de la personnalité, de la motivation, de la charge de travail, de la capacité à gérer le stress et même du chronotype de la personne. Déléguer efficacement demande donc de bien connaître les personnes avec lesquelles vous travaillez afin de leur confier les tâches les plus adaptées à leur profil.
Faut-il prévoir un suivi après avoir délégué ?
Oui, le suivi est essentiel. Il permet de vérifier que la tâche avance comme prévu, d’identifier les éventuelles difficultés et d’apporter des ajustements si nécessaire. Un bon suivi repose aussi sur une communication bienveillante, empathique et sans jugement, afin de préserver une relation de travail constructive.
Quels sont les principaux freins à la délégation ?
L’un des principaux freins à la délégation est le perfectionnisme. Lorsqu’on veut que tout soit fait exactement comme on l’aurait fait soi-même, il devient difficile de confier des tâches aux autres. Apprendre à déléguer implique donc d’accepter une part d’imperfection, surtout au début, et de progresser dans sa manière de collaborer.
Peut-on aussi déléguer dans sa vie personnelle ?
Oui, la délégation ne concerne pas seulement le travail. Dans la vie personnelle, vous pouvez automatiser certaines tâches, déléguer certaines activités répétitives et réduire les occupations peu importantes pour retrouver davantage de temps libre. Cela peut vous aider à mieux équilibrer votre quotidien et à consacrer plus de temps à ce qui compte vraiment pour vous.
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