Dans cet article, je vous propose de découvrir une autre stratégie pour améliorer votre productivité, à savoir le time blocking.
Avant de découvrir comment utiliser cet outil à votre avantage, il me semble important de définir ce qu’est le time blocking.
Définition du time blocking
Le time blocking est une stratégie simple pour mieux gérer votre temps autant au travail que dans votre vie personnelle.
Elle consiste à planifier votre journée en blocs de temps, puis à programmer chaque bloc en fonction du niveau d’importance de la tâche ou encore mieux en fonction de votre chronotype et du niveau d’importance de l’activité que vous souhaitez exécuter. Découvrez maintenant notre test pour connaître votre chronotype.
L’objectif de cette démarche est :
- d’apprendre à vous concentrer sur l’essentiel pour maximiser les probabilités d’atteindre vos objectifs les plus importants
- d’éviter de passer trop de temps sur des activités qui ne vous apportent rien d’utile
Le time blocking a l’avantage d’apporter une gestion globale de votre temps car vous allez créer des blocks temporels autant pour votre travail que pour votre vie privée.
Cela vous permet :
- d’avoir à tout moment une vision claire de vos actions tout au cours de votre journée
- de prendre conscience de comment vous utilisez votre temps et de modifier votre comportement si cela est nécessaire
De suite, je vous présente des conseils issus de mon expérience de coach en gestion du temps et de mes recherches dans le domaine de l’efficacité.
Je vous propose sans plus tarder de passer au premier conseil
1 – Programmez au moins une heure par jour pour vous-même
Vous devriez vous réserver au moins une heure par jour car différemment vous risquez de vous oublier et de ne pas mettre votre bien-être au centre de votre système d’organisation personnelle.
Ce temps personnel est le plus important car c’est celui pendant lequel vous allez travailler sur vous-même.
Si vous ne savez pas comment utiliser ce temps individuel, voici quelques idées qui vous aideront à le planifier.
Vous pouvez utiliser votre heure pour :
- pratiquer des activités qui vous permettent de vous détendre comme pratiquer la de méditation, faire du sport, rencontrer des amis, jouer un instrument, chanter, etc.
- développer vos connaissances et compétences afin d’être toujours au top dans la profession que vous exercez
- prendre le temps de réfléchir de façon globale à votre vie dans le but d’identifier et résoudre vos problèmes, de trouver de nouvelles stratégies pour travailler de façon plus efficace, d’améliorer votre créativité, de vaincre la procrastination, de mieux gérer le stress et d’utiliser les émotions à votre avantage
Si vous ne prenez pas ce temps pour vous, vous payerez le prix fort de votre santé et cela n’est pas souhaitable car cela n’est bon ni pour vous, ni pour les autres.
Comprenez que vous méritez toute l’attention possible car indépendamment des outils de gestion du temps que vous utilisez, si vous ne vous occupez pas de vous, vous serez improductif, insatisfait et en mauvaise santé.
Maintenant que vous comprenez l’importance de vous consacrer du temps tous les jours, je vous propose de passer au prochain conseil qui consiste à décider ce qui est le plus important pour vous.
2 – Décidez ce qui est le plus important pour vous
La méthode du time blocking devient réellement efficace seulement seulement si en amont vous avez identifié ce qui est important pour vous.
Mon conseil est de décider ce qui est essentiel en identifiant vos valeurs personnelles.
Il s’agit d’éléments comme la santé, la famille, la liberté, l’honnêteté, etc.
Non seulement vous avez besoin de comprendre quelles sont ces valeurs mais en plus vous devez pouvoir les classer par ordre d’importance.
Ensuite, il sera nécessaire de vérifier s’il existe un conflit de valeurs pouvant déclencher des comportements d’auto sabotage.
Pour ce qui concerne votre travail, ce sont souvent vos responsables qui définissent vos priorités mais vous pouvez toujours identifier les vôtres.
Si en revanche, vous avez un poste dans lequel vous êtes plus autonome ou que vous travaillez à votre compte, il sera nécessaire d’identifier et poursuivre des objectifs cohérents avec vos valeurs personnelles.
Une fois que vous avez décidé ce qui est le plus important à faire, assurez-vous de réserver suffisamment de temps pour réaliser ces activités.
Mon conseil est de prévoir plus de temps pour chaque activité et de prendre au moins 10 minutes de pause entre chaque tâche.
Essayez d’effectuer vos pauses en faisant quelque chose qui vous déconnecte totalement de votre travail.
Cela vous permet de recharger vos batteries pour effectuer au mieux les autres tâches que vous devez accomplir.
Maintenant, je vous propose de passer au prochain conseil qui consiste à réserver du temps pour chaque tâche.
3 – Réservez du temps pour chaque tâche
Si vous avez l’habitude de planifier seulement votre vie professionnelle, je vous conseille de penser à votre temps de façon plus globale.
Faire cela est important pour transformer votre agenda en un outil visuel vous permettant d’avoir en un clin d’œil une vision globale de votre journée et de votre semaine.
Dans la limite du possible, je vous conseille de programmer chaque activité le même jour et aux mêmes horaires.
Cela vous permettra de créer des habitudes qui augmenteront les probabilités de terminer ces activités et de lutter contre la procrastination.
Vous devriez surtout prévoir du temps pour les tâches qui nécessitent plus d’une heure de travail.
Il s’agit notamment de tâches comme la rédaction de documents, la recherche, la révision et d’autres projets plus longs.
Mais pour garder votre productivité au travail, prenez une pause de 5 ou 10 minutes toutes les 50 minutes.
Si vous n’êtes pas sûr qu’une tâche nécessite plus d’une heure de votre temps, posez-vous les questions suivantes :
Aurai-je besoin de le refaire ?
Y a-t-il un autre projet plus urgent ?
Combien de temps cette tâche consomme-t-elle lorsque je la fais bien ?
Planifiez également votre vie privée même si vous pensez qu’il s’agit d’une contrainte.
Rappelez-vous que tout ce que vous planifiez a de plus grandes probabilités d’être effectué et si vous ne planifiez pas votre vie privée, vous utiliserez votre temps pour des tâches de moindre importance.
Maintenant, nous pouvons passer au prochain conseil qui consiste à organiser vos tâches par ordre d’importance.
4 – Exécutez les tâches par ordre d’importance seulement si vous avez un chronotype matinal
Une fois que vous avez classé les tâches par ordre d’importance, si vous avez deux tâches ou plus qui ont la même importance, classez-les ensuite en fonction de l’effort qu’elles nécessitent puis en fonction du temps nécessaire pour les terminer.
Si vous suivez ce principe organisationnel, vous effectuerez la plupart de vos tâches importantes dans la matinée.
Cette stratégie sera efficace pour vous si vous avez un chronotype matinal. Le chronotype est une prédisposition génétique à performer mieux à un moment précis de la journée.
Mais si vous n’êtes pas une personne matinale alors ce conseil ne vous sera pas utile.
Si vous avez un chronotype différent et que vous vous sentez plus en forme dans l’après-midi ou le soir, je vous conseille de planifier vos tâches en fonction de votre chronotype.
Vous planifierez donc vos activités moins importantes le matin ou le soir si vous êtes de l’après-midi ou le matin ou l’après-midi si vous êtes du soir.
Si vous êtes salarié vous devrez vous adapter davantage mais vous pouvez proposer à votre manager une réorganisation de vos tâches pendant une ou deux semaines.
Mais si vous pouvez organiser votre travail en fonction de votre propre fonctionnement, vous augmenterez votre productivité et votre satisfaction.
5 – Ne vous laissez pas distraire
Votre capacité à être productifs dépend également de votre habileté à rester concentrés sur les tâches que vous avez planifiées.
Pour y parvenir, il est important de prendre conscience de ce qui pourrait vous distraire.
Pour simplifier, on peut dire qu’il y a deux grandes catégories de distractions c’est-à-dire celles qui dépendent de vous et celles qui proviennent des autres.
Les distractions que vous pouvez contrôler le mieux sont celles qui dépendent de vous.
Pour les identifier commencez à noter pendant au cours de la journée chaque type de distraction.
Puis, après avoir terminé cette liste, écrivez le besoin que cette distraction vous a permis de satisfaire.
Ensuite, réfléchissez à d’autres façons plus productives vous permettant de répondre à ce même besoin.
Si ces distractions persistent, vous pouvez vous questionner quant à votre niveau de motivation afin de trouver une stratégie pour comprendre comment vous motiver davantage.
Parfois la difficulté à rester concentré sur une tâche dépend également du style de vie d’une personne.
Si par exemple vous ne dormez pas suffisamment ou avez un sommeil de mauvaise qualité, vous ne serez pas capables de rester focalisés sur vos activités.
Si vous êtes dépendant de votre smartphone et que vos notifications sont constamment activées, vous aurez tout le temps envie de les regarder.
Les distractions qui proviennent des autres sont également nombreuses.
Votre lieu de travail peut représenter une source de distraction, par exemple s’il est trop bruyant vous aurez plus de difficultés.
C’est pareil si vous avez des collègues ou un manager qui vous dérange pendant votre travail.
Apprenez à vous affirmer en expliquant que vous avez besoin de concentration pour bien travailler et proposez de reprendre la conversation après que vous aurez terminé votre tâche.
Quelles sont les meilleures applications pour la gestion du temps ?
Les applications pour gérer le temps sont nombreuses car chaque application répond à des besoins différents et c’est pour cela que j’ai rédigé un article complet sur ce sujet. Découvrez maintenant les meilleures applications pour gérer le temps.
Conclusion sur le time blocking
Dans cet article, je vous ai présenté 5 étapes pour créer un programme journalier parfait vous permettant d’améliorer votre productivité et votre bien-être.
Si vous êtes intéressé par le thème de la productivité, je vous invite à découvrir tous mes articles sur la productivité.
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English: Time blocking: 5 steps to create a perfect daily schedule
Italiano: Time blocking: 5 passi per creare un programma giornaliero perfetto