Comment gérer les imprévus au travail et rester productifs

4 conseils sur comment gérer les imprévus au travail

Dans cet article sur comment gérer les imprévus au travail, je partage avec vous des conseils issus de mon expérience en tant que coach en gestion du temps.

Découvrez tout de suite mes 4 conseils pour mieux gérer les urgences au travail.

1 – Planifiez du temps pour les imprévus

La première étape pour gérer les imprévus dans votre activité professionnelle consiste à ne plus les considérer comme des imprévus.

Si une situation est imprévue, cela suppose que vous ne soyez pas en mesure de faire quelque chose pour l’éviter.

En réalité, la plupart de ce que nous considérons comment un imprévu, ne l’est pas !

C’est notre attitude face à ce qui pourrait se produire qui est la véritable source de la majorité de nos difficultés.

Je ne suis pas en train d’affirmer que nous pouvons tout prévoir ou contrôler.

En revanche, il est possible de prévenir les effets négatifs des imprévus en le considérant comme quelque chose qui va surement se produire et non plus comme une simple possibilité.

Le meilleur moyen de prévoir les imprévus consiste à les planifier dans votre emploi du temps.

Faire cela, vous permettra de mieux gérer la plupart des inévitables urgences qui se produiront au cours de votre journée de travail.

Combien de temps faut-il planifier pour les imprévus ?

Cela dépend de votre activité professionnelle mais dans la plupart des cas si vous planifiez des tranches horaires entre 15 et 30 minutes entre chacune de vos activités, tout devrait devenir plus simple pour vous.

Qu’allez-vous faire si l’un des imprévus que vous aviez planifiés ne se produit pas ?

Vous pouvez utiliser ce temps extra en fonction de vos besoins du moment.

Si vous êtes un peu fatigués, vous pouvez utiliser ce temps pour profiter d’une pause supplémentaire.

Si vous êtes en forme, alors vous pouvez utiliser cette opportunité pour vous occuper d’une tâche importante et réalisable dans le temps qu’il vous reste.

Que faire si malgré ce conseil vous avez perdu votre calme et votre concentration ?

C’est justement le thème du prochain conseil de cet article.

2 – Gérez plus efficacement vos émotions

Nous sommes tous différentes faces aux imprévus professionnels.

Mais nous devons tous faire face à un certain nombre d’émotions.

Pensez aux émotions comme à des outils dont vous pouvez vous servir pour mieux vivre au travail.

C’est vous qui décidez comment les utiliser.

Vous pouvez les utiliser à votre avantage afin de reprendre le contrôle de tout type de difficulté que vous pouvez rencontrer, pouvez décider de les nier ou encore de vous faire contrôler par ces émotions.

A chaque fois que vous êtes confronté à une situation, rappelez-vous que vous avez le choix et la responsabilité de vos comportements.

Mais quels sont les facteurs qui influencent votre intelligence émotionnelle ?

Il y a plusieurs facteurs qui influencent votre capacité à nous servir efficacement de vos émotions.

Votre niveau d’énergie est l’un de ces facteurs. Si vous êtes fatigué parce que vous n’avez pas bien dormi et que vous êtes fatigués le matin, vous aurez beaucoup moins de patience que si vous avez profité d’un sommeil réparateur.

Votre niveau de stress est également un facteur important pour ce qui concerne votre habileté à vous servir au mieux de vos émotions.

Si vous êtes trop stressé, vous aurez plus de difficultés à utiliser vos émotions de façon convenable.

Si vous avez besoin de réduire votre niveau de stress, je vous conseille de lire mon article dans lequel je partage 7 conseils naturels pour déstresser rapidement.

Vos habitudes ou routines comportementales influencent également votre capacité à utiliser les émotions à votre avantage. Les comportements que vous continuez à répéter ont de plus grandes probabilités de se reproduire.

Si vous avez besoin de vous débarrasser d’habitudes improductives, je vous conseille de lire mon article dans lequel je propose 9 conseils pour changer vos habitudes.

Si après avoir eu un imprévu au travail, vous n’arrivez pas à vous concentrer sur vos tâches, prenez une pause et essayez de comprendre le message que l’émotion que vous éprouvez est en train de vous transmettre.

Ne niez pas cette émotion. Si elle est là, c’est parce qu’elle a une information précieuse à vous apporter.

Soyez curieux à propos de cette émotion, puis une fois ce message identifié, décidez le sens que vous souhaitez donner à ce message.

Peu importe ce qui se passe dans votre vie professionnelle.

Vous ne pouvez pas contrôler le comportement des autres, mais vous pouvez toujours avoir du contrôle sur la signification que vous donnez aux situations et sur les actions que vous décidez de poser ou pas.

Ensuite, posez une action cohérente avec le sens que vous avez choisi et si elle ne vous apporte pas les résultats souhaités, ne vous critiquez pas.

Soyez bienveillants avec vous-même et continuez à faire de votre mieux.

Pour approfondir le thème des émotions, je vous conseille de lire mon article dans lequel je présente 6 conseils pour mieux gérer vos émotions.

Que faire pour gérer encore mieux les émotions au travail ?

C’est le thème du prochain conseil.

3 – Gérez mieux votre stress

Apprendre à mieux gérer le stress est essentiel pour votre santé, bien-être et productivité.

Dans mon article sur comment déstresser rapidement vous trouverez plusieurs méthodes naturelles pour réduire le stress.

Mais pour mieux gérer le stress, vous ne pouvez pas vous contenter juste de le réduire.

Cela équivaut à vous placer en position d’urgence tout le temps.

Vous vous sentez stressé et vous faites quelque chose pour le réduire.

Mais cette stratégie n’est pas agréable à vivre et vous le savez.

Afin que vous soyez en mesure de mieux gérer le stress au travail comme dans votre vie privée, vous avez besoin de vous allouer du temps pour les activités qui contribuent à votre bien être.

Combien de temps consacrez-vous à ce genre d’activités ?

Une heure par semaine, deux heures, trois heures ou plus ?

Répondez aux questions précédentes.

Puis, rédigez une liste des activités qui contribuent à votre bien être, y compris celles que vous avez cessé de pratiquer parfois même depuis des années.

Enfin, commencez à vous consacrer du temps pour retrouver vos passions.

Ensuite, rédigez une deuxième liste qui concerne les activités qui vous permettent d’utiliser vos talents innés.

Si vous ne savez pas comment identifier vos qualités, vous pouvez commencer de vos points forts.

Procédez de la même façon en planifiant ces activités et en leur donnant une place plus importante dans votre vie.

Vous verrez qu’en vous consacrant du temps pour renforcer votre bien-être, vous serez en mesure de mieux gérer votre stress et d’avoir une meilleure santé.

Sur quel type d’imprévus devriez-vous focaliser en priorité ?

C’est justement le thème du prochain conseil.

4 – Réduisez les imprévus récurrents

A présent, vous savez que vous pouvez mieux gérer les imprévus au travail en suivant les stratégies que je viens de vous décrire.

Parmi ces imprévus, certains se produisent plus souvent que les autres et ils sont ceux qui requièrent une plus grande attention de votre part.

Pourquoi ?

Parce que ce sont ceux qui vous font perdre le plus de temps et d’énergie au cours de vos journées de travail.

Comment mettre en œuvre ce conseil ?

Tout d’abord, rédigez une liste des imprévus qui se produisent de façon périodique.

Puis, classez-les en ordre d’importance en plaçant à la première place celui qui vous fait perdre le plus de temps et ainsi de suite jusqu’à celui qui vous en fait perdre moins.

Puis, réfléchissez à deux ou trois solutions vous permettant d’éliminer complètement ce type de problème.

Testez vos solutions et implémentez celle qui vous semble être la plus efficace.

Procédez de la même façon pour les autres imprévus.

En utilisant cette stratégie, vous serez capables de vous débarrasser de la majorité de vos imprévus et de disposer de plus de temps pour devenir plus productif.

Pour aller plus loin sur le thème de la gestion du temps, je vous conseille de lire mon article sur les principaux obstacles de la gestion du temps.

Quelles sont les meilleures applications pour la gestion du temps ?

Les applications pour gérer le temps sont nombreuses car chaque application répond à des besoins différents et c’est pour cela que j’ai rédigé un article complet sur ce sujet. Découvrez maintenant les meilleures applications pour gérer le temps.

Conclusion sur comment gérer les imprévus au travail

Dans cet article, je vous ai présenté 4 conseils sur comment gérer efficacement les imprévus au travail.

Si vous êtes intéressés par le thème de la productivité, je vous invite à découvrir tous mes articles sur la productivité.

Si vous souhaitez vous former à la gestion du temps, je vous invite à découvrir notre formation sur la gestion du temps.

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