Rester productif et s’organiser quand on travaille chez soi : le guide ultime

Rester productif et s’organiser quand on travaille chez soi : le guide ultime

Le guide ultime pour rester productif et s’organiser quand on travaille chez soi

Dans cet article, vous découvrirez comment rester productif et s’organiser quand on travaille chez soi ou plus en général en dehors de votre entreprise.

Cet article s’adresse autant aux entrepreneurs qu’aux salariés. Si vous travaillez déjà à la maison ou vous vous préparez à franchir le pas, cet article fondé sur la littérature scientifique et sur l’expérience de terrain, vous fournira une nouvelle clé de lecture pour améliorer votre vie professionnelle et votre productivité.

S’organiser quand l’on travaille chez soi est essentiel pour rester productif.

S’il est vrai que le travail à maison ou dans un lieu différent de l’entreprise, présente des avantages de taille, le télétravail présente également de multiples inconvénients.

Dans cet article, vous découvrirez des conseils opérationnels fondés sur la recherche scientifique en matière de travail en home office.

Mais avant de passer à ces conseils, je vous propose de découvrir rapidement les principaux avantages et inconvénients de travailler chez soi.

Quels sont les avantages de travailler chez soi ?

Voici de suite les principaux avantages de travailler chez soi :

  • le confort
  • la flexibilité des horaires de travail
  • la possibilité d’une meilleure gestion de soi
  • plus de calme et de travail en tranquillité
  • un gain de temps suite à l’absence de déplacements
  • une plus grande disponibilité familiale en cas de besoin

Ces avantages sont mis en avant par la recherche scientifique, comme le montrent (Daniels et al., 2000; Royal College of Art, 1999) le travail à domicile permet d’expérimenter la familiarité et le confort, la flexibilité, la gestion de soi, le calme et le travail en toute quiétude, l’absence de déplacement, le fait d’être avec les enfants.

Selon Demerouti et al (2014) les horaires de travail flexibles permettent d’utiliser son temps plus efficacement et d’organiser diverses activités de la manière la mieux adaptée à sa situation (Parasuraman et Greenhaus, 2002). Le fait de pouvoir choisir un lieu de travail (par exemple, travailler à domicile) permet également aux employés de planifier leur travail de manière optimale afin de minimiser les interférences travail-famille (Gajendran et Harrison 2007).

De plus, le sentiment de contrôle réduit le stress (Lazarus et Folkman, 1984), contribuant ainsi indirectement à l’équilibre travail-vie personnelle.

Mais ces mêmes avantages peuvent se transformer en inconvénients si vous n’êtes pas en mesure d’adapter votre propre mental aux spécificités du travail à domicile ou teleworking.

Quels sont les inconvénients de travailler chez soi ?

Voici de suite les principaux inconvénients de travailler chez soi :

  • une difficulté à établir des limites entre vie professionnelle et personnelle
  • une gestion du stress plus difficile
  • un risque d’isolement accru
  • un moindre bien-être
  • une moindre productivité en cas de difficulté à s’autogérer

Duxbury et al. (1996) constatent que les télétravailleurs sont plus susceptibles de signaler un stress accru et davantage d’interférences travail-famille.

En outre, le télétravail est censé augmenter la perméabilité des frontières dans les domaines de la vie et le degré auquel la famille ou le travail empiètent sur l’autre parce qu’ils occupent le même lieu et qu’ils occupent le même temps, ce qui peut éventuellement conduire à un conflit travail-famille. Une telle perméabilité peut également rendre le désengagement psychologique du travail plus difficile, augmentant la probabilité qu’un conflit temporel oblige les employés à travailler après les heures de travail normales. Cela peut être particulièrement vrai pour les personnes qui ont du mal à séparer les activités entre domicile et travail (Gajendran, et al., 2007).

De suite, vous découvrirez des conseils opérationnels s’appuyant sur les conclusions issues d’une synthèse de la littérature scientifique sur le télétravail. En suivant ces conseils, vous serez en mesure d’améliorer votre productivité, votre bien-être et votre santé.

Travailler chez soi dans les meilleures conditions requiert d’être assertif, c’est-à-dire de communiquer avec confiance ce que vous souhaitez sans rentrer dans des rapports conflictuels.

Cela parce que le travail chez soi est en mesure d’engendrer plusieurs problématiques.

Le travail à domicile peut augmenter la perméabilité de la frontière entre le travail et la famille, ce qui rend plus difficiles les tentatives de concilier travail et vie de famille (Bulos et Chaker, 1995; Olson et Primps, 1984; Crossen, 1990; Foegen, 1993; Gottliebet et al., 1993). 1998; Madiganet al., 1990; Royal College of Art, 1999; Sullivan, 2000).

Poser des limites claires autant avec votre entourage professionnel qu’avec votre entourage familial. Il devient alors fondamental de poser un cadre et des règles vous permettant de travailler dans les meilleures conditions.

1 – Posez des limites claires avec votre entourage personnel et professionnel

Comme vous l’avez compris, travailler chez vous est un choix qui engendre une interférence entre votre identité professionnelle et personnelle. Cela parce que tant votre lieu de travail que votre habitation sont chargés d’un vécu émotionnel bien distinct.

Maintenant que vous vous retrouvez à mélanger ces deux univers, il est important de poser des limites identitaires de ce nouvel espace de travail qui va s’installer dans votre maison. Cette séparation est essentielle pour pouvoir travailler dans les meilleures conditions.

Comme le montrent les recherches, l’utilisation et le partage des ressources spatiales façonnent le soutien et les tensions au sein de l’expérience de travail à domicile (Bulos et Chaker, 1991 et 1995; Ahrentzen, 1990; Gurstein, 1991).

En accord avec ces recherches Troup et Rose (2012) montrent que les domaines du travail et de la famille sont interconnectés ou intégrés et les individus maintiennent toujours des limites autour de leurs rôles professionnel ou familial (Nippert-Eng, 1996). Pour étendre ce point de vue, Sonnentag et Zijlstra (2006) affirment que la frontière habituelle entre le travail et la vie de famille a une fonction psychologique parce qu’elle donne aux personnes le temps de se remettre des exigences et des pressions du travail.

Pour toutes ces raisons, bien avant de commencer à travailler chez vous, il devient important de délimiter votre nouvel espace de travail pour être productif mais également pour éviter les tensions avec votre famille.

Protéger votre territoire comme le ferait un animal est un enjeu autant psychologique que pragmatique qui vous permettra de travailler dans les meilleures conditions mais également de protéger votre bien-être et votre santé.

Poser des règles de ce qui est acceptable pour vous dans le cadre de votre activité professionnelle est essentiel pour votre bien-être.

Si vous travaillez à votre compte vous devriez communiquer sur vos règles avec vos clients et prospects.

Si vous êtes salarié, vous ne devriez pas accepter du télétravail sans définir en amont ce qui est acceptable et bénéfique pour vous et votre famille.

Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui vendent le télétravail comme un privilège réservé à un nombre limité de salariés.

Faites attention parce que cela peut engendrer une sorte de réciprocité fondée sur une forme de manipulation dans laquelle vous pouvez vous sentir contraint de travailler davantage chez vous, même en dehors de vos horaires habituels de travail. Faire cela, peut engendrer des conflits entre vie familiale et professionnelle.

Comme le montrent Duxbury et Higgins (2002) le télétravail peut accroître les conflits entre le travail et la famille lorsque : les employés travaillant à la maison consacrent un pourcentage plus important ou disproportionné de leur temps à un travail rémunéré ; la flexibilité acquise grâce au télétravail profite à l’organisation du travail mais pas à la famille de l’employé ; les trajets servent de tampon entre le travail et la maison, et l’absence de trajet réduit les opportunités des employés de transférer du stress d’un domaine à l’autre.

Comme vous l’avez compris, le manque de séparation physique et mentale entre travail et vie privée engendré par le télétravail peut impacter négativement autant votre vie personnelle que professionnelle.

Un vaste champ de recherche dans ce domaine s’est intéressé à l’impact d’une hyper disponibilité professionnelle provoquée par l’utilisation des smartphones et d’autres technologies sur la capacité à se déconnecter mentalement du travail.

En ce sens Demerouti et al. (2014) montrent que l’utilisation intensive des smartphones dans la vie professionnelle crée une norme qui se caractérise par un fonctionnement sans faille et une communication continue (par exemple, Hassan 2003). La possibilité de rester connecté s’étend dans de nouveaux paramètres et introduit de nouvelles options concernant la disponibilité, la réactivité et la coordination (Mazmanian et al. 2006). Cependant, cette possibilité d’accessibilité à tout moment, n’importe où, semble changer pour devenir disponible partout, tout le temps (Katz et Aarhus 2002). Selon certaines indications, le brouillage des frontières conduirait à une détérioration de l’équilibre travail-famille (par exemple, Derks et Bakker 2011; Jarvenpaa et Lang 2005).

En outre, cette difficulté à se déconnecter du travail a un impact négatif sur la santé. Dans une étude, Derks et Bakker (2011) ont constaté que pour les utilisateurs intensifs de smartphones, les interférences journalières domicile-travail étaient davantage associées à l’épuisement quotidien par rapport aux employés qui s’abstenaient d’utiliser un smartphone en soirée. En d’autres termes, l’utilisateur intensif de smartphones supporte de manière disproportionnée les coûts des interférences élevées dans les lieux de travail.

Vous comprenez que cette disponibilité sans cesse, de plus qu’engendrer des conflits entre vie professionnelle et personnelle, devient une source accrue de stress fortement négative pour votre bien-être et votre santé.

Comment le montrent les recherches, travailler de chez soi tout en restant connecté par e-mail et smartphone implique que le travail ne s’arrête jamais et se mêle au domaine familial. De cette manière, les heures de début et de fin de travail ne sont pas clairement définies (Hamilton, 1987).

Conseil opérationnel pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle

Avant d’accepter le télétravail comme salarié, proposez à votre employeur une période d’essai pour tester cette nouvelle option et demandez un avenant à votre contrat de travail.

Si vous êtes votre propre employeur, vous avez un risque majeur de ne pas respecter les limites entre votre vie professionnelle et personnelle.

Vous allez alors devoir rédiger un document dans lequel vous définissez vos horaires de travail afin qu’ils soient clairs tant pour vous que pour votre entourage professionnel.

Sans cela, vous risquerez d’engendrer des conflits que vous pourriez éviter.

En résumant, que vous soyez salarié ou entrepreneur, vous avez la responsabilité de protéger votre vie privée de votre activité professionnelle.

Choisissez un emplacement physique précis dans lequel travailler, respectez-le et fixez des règles pour ne pas être dérangé par votre entourage familial pendant vos horaires de travail.

Puis, une fois votre journée de travail terminée, protégez votre espace physique et temporel familial pour empêcher que votre employeur ou des clients (prospects) perturbent votre vie personnelle.

Si malgré toutes ces précautions, vous subissez des sollicitations inopportunes, fixez un RDV avec la personne intéressée pour lui rappeler votre fonctionnement. Après chaque RDV, envoyez un mail résumant à nouveau ces mêmes principes.

2 – Protégez votre bien-être et votre santé

Protéger votre bien être est essentiel pour une meilleure gestion du stress et en travaillant chez soi et en voulant répondre aux besoins de votre famille et de votre employeur vous risquez davantage l’épuisement professionnel et personnel.

Comme vous l’avez lu précédemment dans cet article, la littérature scientifique montre que pour certaines personnes et sous certaines conditions, travailler chez soi peut être une source de stress accrue. Par conséquent, le travail à la maison peut impacter le bien-être et la santé des télétravailleurs.

Parmi les risques majeurs identifiés et mis en avant par les chercheurs, l’on retrouve le risque d’isolement pour les personnes qui travaillent en dehors de l’entreprise, à la maison ou dans d’autres lieux que leur bureau habituel.

Les recherches montrent que les employés qui s’engagent dans de telles « nouvelles méthodes de travail » souffrent d’un sentiment d’isolement ; ont des difficultés à travailler sans structure ;font l’expérience d’interruptions de la part de la famille et des amis (Allen et al. 2003) et déplorent le surmenage (Galinsky et al. 2001).

Cet isolement peut dépendre de plusieurs facteurs, soit individuels, soit organisationnels lorsque l’entreprise ne prépare pas suffisamment le passage au télétravail pour ses collaborateurs ou lorsque l’entrepreneur n’est pas en mesure de bien s’organiser.

L’étude de Bentley et al. (2016) montre que l’isolement professionnel perçu par les télétravailleurs favorise la perception de stress professionnel. Enfin, certains travaux soulignent l’isolement social des télétravailleurs (Hilbrecht et al., 2008 ; Vayre & Pignault, 2014). Ce dernier peut renvoyer au manque d’interactions sociales dans la sphère amicale ou encore au sentiment d’évoluer dans des contextes sociaux au sein desquels les télétravailleurs ont du mal à se sentir « à leur place » (pour les hommes le fait d’être immergé au quotidien dans des environnements très féminisés, comme l’entrée/la sortie des écoles, depuis qu’ils télétravaillent).

Cet isolement social peut être également la conséquence d’une difficulté à gérer efficacement un changement identitaire engendré par le télétravail.

Ce sentiment d’isolement peut aller très loin et peut provoquer le désengagement professionnel, le burnout et une réduction du bien-être du télétravailleur.

En ce sens, les études révèlent que, même si les télétravailleurs parviennent à mieux concilier leurs sphères professionnelle et familiale, ils ont peu de temps pour s’occuper d’eux, se reposer, pratiquer des loisirs ou sortir (autrement dit, ils désinvestissent leur sphère personnelle et sociale à la suite de l’entrée dans le télétravail ; Hilbrecht, Shaw, Johnson, & Andrey, 2008 ; Ortar, 2009 ; Vayre & Pignault, 2014).

En résumant, la mauvaise gestion du télétravail peut provoquer un sentiment de retrait qui induit certains télétravailleurs à s’oublier mettant en danger leur bien-être, leur santé, leur emploi et leur vie privée.

Conseil opérationnel pour protéger votre bien-être

Travailler chez soi n’est pas une démarche anodine, mais un changement de taille susceptible de remettre en question votre identité, votre rôle social, familial et professionnel.

En vous isolant, vous allez vous allouer la dernière place et vous oublier.

Voici comment retrouver un meilleur équilibre.

Prenez du temps pour vous familiariser avec votre nouvelle identité et avec le fait que votre changement de lieu travail impacte la globalité de votre vie.

Faites le deuil de votre ancienne vie et préparez-vous à rentrer dans une nouvelle existence qui requiert de retrouver un nouvel équilibre.

En franchissant ce pas, vous avez abandonné ce que vous pensiez être et vous allez devenir un individu différent riche de nouveaux rôles, responsabilités et opportunités.

Voici un simple exercice vous permettant de mieux faire face à ce changement identitaire.

Dessinez un tableau de 4 colonnes et écrivez dans la :

  • première l’un des changements auquel vous faites face actuellement,
  • deuxième, l’émotion que vous éprouvez par rapport à ce changement
  • troisième, les conséquences de cette situation pour vous
  • quatrième, les actions que vous allez poser pour mieux gérer ce changement

Puis, planifiez chaque action dans votre to-do list. En procédant ainsi, vous serez en mesure de vous familiariser avec votre nouvelle identité et vous serez mieux armé pour bien gérer ce sentiment d’isolement.

Ensuite, consacrez-vous du temps et planifiez dans votre to-do list autant vos pauses au cours de votre journée de travail que les activités qui vous font du bien car elles participent à votre épanouissement personnel.

En procédant de cette façon, vous serez en mesure de prévenir et vaincre le sentiment d’isolement tout en protégeant votre bien-être et votre santé.

3 – Restez productif

Maintenant que vous êtes conscient des principaux risques impactant votre bien-être, votre santé et votre productivité, il est temps de comprendre comment vous organiser pour rester productif en travaillant chez vous et plus en général en dehors de votre entreprise.

En accord avec Vaire (2019) les études montrent que le télétravail engendre des conséquences positives en termes d’équilibres de vie et d’enrichissement mutuel entre le travail et le « hors travail » seulement si les télétravailleurs développent des compétences en termes de planification et d’auto-gestion des activités professionnelles (fixation d’objectifs à atteindre, identification et hiérarchisation des tâches à accomplir, anticipation des plages horaires et structuration de la journée de télétravail) et de mise en œuvre d’une organisation temporelle rigoureuse des activités (Greer & Payne, 2014 ; Metzger & Cléach, 2004 ; Tietze & Musson, 2005 ; Vayre & Pignault, 2014). Elles soulignent, en outre, l’importance de l’aménagement d’un espace physique de travail dédié au sein du domicile, associé à la mise en œuvre de comportements, règles et rituels, en concertation avec l’entourage, qui permettent la délimitation spatiale et psychologique (transition de rôle) de l’environnement de travail au sein du domicile, et d’établir une séparation entre la sphère professionnelle et la sphère privée (Fonner & Stache, 2012 ; Greer & Payne, 2014 ; Metzger & Cléach, 2004 ; Tietze & Musson, 2005 ; Vayre & Pignault, 2014).

Déconnectez-vous

La productivité lorsque l’on travaille chez soi requiert de mettre en place des habitudes plus qualitatives.

Cela passe par l’habitude de vous déconnecter ponctuellement de votre travail pendant des pauses et des activités extraprofessionnelles.

Procéder ainsi est important pour votre santé, votre bien être et votre productivité. En ce sens, des recherches empiriques ont montré que les employés qui arrêtent de travailler après les heures de travail ont des niveaux de satisfaction et de bien-être dans la vie supérieurs (Sonnentag et Fritz, 2007) et affichent de meilleures performances (par exemple, Binnewies et al. 2009; Demerouti et al. 2009; Meijman et Mulder 1998).

En revanche, une mauvaise gestion de l’utilisation de votre smartphone peut avoir un impact sur votre bien-être, votre santé et également sur votre productivité. Comme le montrent Duxbury, Higgins et Lee 1994, les utilisateurs de smartphones confrontés à de fortes interférences travail-maison ne sont pas en mesure de récupérer. Cela implique qu’être connecté au travail le soir via un smartphone a des conséquences sur la capacité des employés à adopter des stratégies de récupération. Cette constatation s’explique par le fait que dans la plupart des cas, la demande de travail initiée par le smartphone est externe et incontrôlable, et continue la confrontation avec des problèmes liés au travail.

Apprendre à se détacher émotionnellement du travail est également important pour mieux gérer votre stress et protéger votre santé. Comme le montre Sonnentag (2001) les employés ont besoin de temps libre pour se détacher du travail afin de bien se remettre des dépenses liées au stress.

Enfin, se déconnecter du travail a un impact sur la productivité car selon Renneker et Godwin, 2005, bien que la disponibilité continue puisse réduire les retards de travail (accès rapide à l’information), ce qui accroît l’efficacité de l’organisation, il peut entraîner simultanément une augmentation des interruptions de travail et, pourtant, une désorganisation accrue).

Selon certains auteurs, en effet, la protection d’un droit de ne pas être connecté peut affecter la productivité des entreprises, car, d’une manière générale, ceux qui respectent l’équilibre entre vie privée et travail sont beaucoup plus productifs que d’autres : cela signifie que l’utilisation ininterrompue des appareils électroniques apparait comme un facteur de causalité inquiétant pour la diminution de l’efficacité des entreprises (Poletti, 2017).

Organisez-vous

Une autre habitude importante consiste à vous organiser en planifiant votre journée de travail et en vous protégeant de tout facteur pouvant affecter votre to-do list et votre productivité. Si vous ne priorisez pas votre travail, vous aurez des problèmes d’organisation.

Les horaires de travail flexibles peuvent engendrer plus de stress en raison des changements constants d’horaires qui aboutissent à un programme quotidien extrêmement non structuré (Tausig et Fenwick, 2001).

Pour être productif et accomplir ce que vous planifiez, vous avez besoin de bien gérer les interruptions.

Comme le montrent les recherches, le passage d’une tâche à l’autre entraîne un délai avant de s’engager efficacement dans une nouvelle tâche, même si le travailleur avait déjà été engagé dans la tâche. Chaque fragmentation d’une tâche ajoute au temps total nécessaire pour la mener à bien (Rubinstein et al. 2001).

Une bonne gestion de vos énergies est également importante pour planifier vos activités les plus importantes lorsque vous vous sentez mieux.

Comme le montrent les recherches, les télétravailleurs travaillent mieux s’ils peuvent suivre leurs rythmes biologiques, ils sont moins sujets aux interruptions de bureau (appels téléphoniques, contacts avec des collègues, pause-café), ils évitent les stress liés aux transferts, etc. (Craipeau et Marot, 1984; Strassmann, 1985).

Motivez-vous

Travailler chez soi requiert de faire appel à vos motivations plus profondes en vous servant de différents outils pour garder cette motivation.

Comment le montre Niessen (2019) les télétravailleurs à temps partiel signalent une utilisation plus fréquente de l’auto-récompense, de la définition d’objectifs et de la visualisation d’une performance réussie les jours de travail à domicile par rapport aux jours de bureau. L’association entre le lieu de travail et l’auto-récompense, la définition de soi, la visualisation de la performance réussie et l’évaluation des croyances et des hypothèses a été médiatisée par l’autonomie. Les télétravailleurs à temps partiel étaient plus satisfaits de leur travail à la fin de la journée de travail, grâce à la fixation d’objectifs personnels.

Conseil opérationnel pour améliorer votre productivité : organisez vos journées 

Planifiez vos journées à l’avance en utilisant une to-do list et en gérant les différentes distractions.

Déconnectez-vous de temps en temps pour rester productif et protéger votre bien-être.

Créez votre propre système pour vous motiver constamment :

  • en utilisant la définition et le suivi de vos objectifs
  • en reconnaissant vos progrès
  • en vous accordant des récompenses
  • en vous visualisant productif

Procéder ainsi vous permettra de travailler dans les meilleures conditions en devenant plus productif en travaillant à la maison.

Conclusion finale sur comment rester productif et s’organiser quand on travaille chez soi

Cet article sur comment rester productif et s’organiser quand on travaille chez soi est terminé.

Avant de vous quitter, je voudrais savoir quels conseils vous ont été les plus utiles et quand allez-vous les implémenter dans votre vie.

Puis, je voudrais vous demander de partager cet article avec d’autres personnes qui comme vous souhaitent progresser dans leur vie professionnelle et personnelle.

Si vous souhaitez bénéficier d’un coaching en gestion du temps, demandez votre séance gratuite en passant par notre formulaire de contact.

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