Procrastination en entreprise : 8 conseils pour vaincre la procrastination au travail

Procrastination en entreprise

Procrastination en entreprise : 8 conseils pour vaincre la procrastination au travail

Dans cet article, vous découvrirez comment vaincre la procrastination en entreprise. Si vous êtes intéressé par le thème de la procrastination d’un point de vue individuel, je vous propose de découvrir deux articles que j’ai écrit sur ce sujet, à savoir : 10 conseils hors du commun pour arrêter de procrastiner et 11 conseils pour lutter contre la procrastination au travail et à la maison.

Mais pourquoi un article sur la procrastination au travail ?

Tout simplement parce que la procrastination au travail notamment si elle est collective, peut avoir des conséquences extrêmement négatives pour les entreprises et pour les collaborateurs.

Les conséquences de la procrastination au travail

Comme le montrent les recherches, deux conséquences majeures de la procrastination en entreprise sont le stress professionnel et le présentéisme au travail. En ce sens, Wan, Downey et Stough (2014) montrent que la procrastination, l’intelligence émotionnelle et l’ennui sont liés au présentéisme au travail.

Ekundayo, et al. (2010) montrent que la procrastination a un impact négatif sur le stress professionnel (dans Beheshtifaret al. 2011).

De suite, vous trouverez des conseils utiles pour prévenir et vaincre la procrastination en entreprise.

Voici brièvement ces conseils :

1 – Si possible, récompensez tout de suite les comportements productifs

2 – Valorisez la gratification retardée

3 – Prenez conscience des comportements improductifs

4 – Aidez vos collaborateurs à renforcer l’estime de soi

5 – Favorisez l’autonomie de vos collaborateurs

6 – Allouez les ressources nécessaires et attribuez des tâches suffisamment exigeantes

7 – Perfectionnez l’efficacité de votre processus de recrutement

8 – Améliorez les conditions de travail de vos collaborateurs

 

1 – Si possible, récompensez tout de suite les comportements productifs

Un moyen efficace de vaincre la procrastination consiste à mettre en œuvre des comportements proactifs au sein de votre entreprise.

Cela est cohérent avec les recherches de Wu et al. (2014) qui montrent qu’un manager peut réduire la procrastination dans le bon déroulement d’un projet en proposant aux collaborateurs une rémunération structurée sous la forme d’un paiement constant ou anticipé.

Pourtant, le plus souvent les collaborateurs, s’ils reçoivent des primes, ils en bénéficient en fin de projet et généralement une fois l’atteinte de l’objectif fixé par le responsable hiérarchique.

Conseil opérationnel : proposez des gratifications avant et pendant le déroulement d’un projet

Proposez des primes à vos collaborateurs avant et pendant le démarrage d’un projet. En revanche, ne vous limitez pas à des gratifications financières. Valorisez constamment les progrès de vos collaborateurs. Adaptez-vous à chaque salarié et si possible proposez à chacun un entretien individuel pour comprendre ce qui le motive dans ce projet et dans leur travail en général. C’est en procédant ainsi que vous serez en mesure de prévenir la procrastination et de respecter les échéances de vos projets les plus vitaux de votre entreprise. Non seulement, vous créerez une meilleure communication avec votre force de travail mais vous ferez un pas en avant pour les fidéliser.

2 – Valorisez la gratification retardée

Si vous n’êtes pas en mesure de récompenser rapidement les comportements productifs, vous pouvez en alternative mettre en avant les bienfaits de la satisfaction retardée.

En ce sens, Mohsin et Ayub (2014) montrent que la gratification retardée réduit la procrastination et le stress et augmente la satisfaction au travail. 

Dans certains cas, vous ne pouvez pas mettre la main au porte-monnaie mais vous pouvez néanmoins créer une vision de ce qui est possible pour eux s’ils suivent vos recommandations.

Conseil opérationnel : créez une vision positive du résultat final

Dans ce cas, votre rôle de dirigeant d’entreprise consiste à créer une vision positive et partagée des bienfaits du résultat final.

Cela requiert de disposer ou d’acquérir des capacités de leadership fondées sur l’exemple et donc sur la cohérence entre ce que vous communiquez, comment les autres perçoivent ce que vous communiquez et les actions concrètes que vous menez.

Si vous êtes en mesure de créer cette cohérence, votre rôle consistera à la rendre une nouvelle habitude à suivre pour tous les collaborateurs engagés dans les projets les plus stratégiques de votre compagnie.

C’est justement le rôle de vos managers qui devront renforcer constamment cette vision en s’appuyant sur les motivations individuelles des différents collaborateurs.

C’est de cette façon, que vous serez en mesure de créer une vision partagée centrée sur les avantages d’un accomplissement futur et positif pour tous.

3 – Prenez conscience des comportements improductifs

La mise en œuvre de la gestion du changement requiert avant tout de prendre conscience des problèmes spécifiques de votre organisation.

Parmi les comportements improductifs au travail mis en évidence par la littérature scientifique, on retrouve l’utilisation excessive d’internet pour des raisons personnelles pendant le temps de travail.

En ce sens, Kastiya et Sharma (2020) montrent que parmi les salariés millennials ou de la génération Y, ceux qui passent plus temps sur diverses plateformes de médias sociaux sont plus enclins à procrastiner dans l’exécution de leurs tâches en raison d’un niveau élevé d’anxiété. 

Garrett et Danziger montrent que les employés ayant un statut plus élevé ont davantage tendance à se servir d’internet pour des raisons personnelles. 

En résumant, ces comportements sont en partie responsable de la procrastination en entreprise.

Si ce genre de comportement est ponctuel, les effets sur la productivité sont moindres, mais si la procrastination s’installe en devenant une habitude alors la procrastination devient un véritable problème à résoudre.

En ce sens, Prem, Igic, Korunka et Scheel (2019) montrent un effet indirect en série : la procrastination sur une journée de travail était significativement liée à plus de procrastination sur la journée de travail suivante à travers des tâches plus inachevées et par la suite augmentée par la pression du temps le jour de travail suivant.

Il devient alors essentiel de détecter tout comportement improductif dès son apparition avant qu’il ne dégénère et impacte négativement le bon fonctionnement de votre entreprise.

Conseil opérationnel : identifiez les comportements improductifs et trouvez des solutions pour les éliminer

Commencez à remarquer tout comportement improductif provenant des décisions organisationnelles ou directement de vos collaborateurs.

Dessinez un tableau de 5 colonnes et dans la :

  • Première, notez ce comportement
  • Deuxième, l’origine de ce comportement
  • Troisième, les conséquences de ce comportement si vous ne trouvez pas une solution
  • Quatrième, les avantages si vous trouvez et mettez en place rapidement une solution
  • Cinquième, la première action que vous allez poser dans les 24 heures pour commencer à résoudre ce problème

En suivant ces simples étapes, vous serez en mesure de vaincre les comportements improductifs au sein de votre entreprise, y compris la procrastination au travail.

4 – Aidez vos collaborateurs à renforcer l’estime de soi

Les recherches sur la procrastination en général et notamment sur la procrastination au travail ont montré que l’estime de soi a un rôle important dans la lutte contre la procrastination.

Khattak et Ilyas (2017) montrent que les pratiques contraires à l’éthique, une faible association psychologique, le système d’emploi contractuel, le manque d’intérêt et désir, la faible estime de soi et les emplois complexes sont les principales causes de procrastination des tâches.

L’estime de soi, l’auto-efficacité et la motivation à la réussite sont corrélées négativement avec la procrastination (Boysan et Kiral 2016; Cerino, 2014; Effert et Ferrari,1989; Ellis et Knaus 1977).

En résumant, l’estime de soi peut être renforcée en créant une plus grande cohérence entre les valeurs et les comportements. Cela signifie, qu’en tant que dirigeant, vous devez être le premier à montrer cette cohérence, autrement vous ne pourrez pas influencer positivement le comportement de vos collaborateurs.

Conseil opérationnel : renforcez la cohérence entre les valeurs de votre entreprise et l’expression de ces mêmes valeurs

Ce n’est qu’en montrant l’exemple que vous serez en mesure de faire vivre cette cohérence.

Identifiez les décalages entre ce que votre organisation affiche à l’extérieur et ce qui se passe à l’intérieur. Puis, soyez honnête avec vous-même sans nier la réalité des faits. Maintenant, rédigez une liste de 5 actions qui vous aideront à combler ce décalage rapidement. Identifiez la plus facile et la plus efficace à mettre en œuvre. Enfin, planifiez-la dans votre to-do list et exécutez-la !

Puis, ne vous arrêtez pas et posez les autres actions. Ne vous attendez pas à des miracles du jour au lendemain mais avec le temps, vos actions ainsi que celles de vos managers auront une influence positive sur vos collaborateurs.

Valorisez les comportements cohérents de vos managers et de vos équipes. Faire cela vous permettra de créer une culture organisationnelle fondée sur la cohérence entre valeurs organisationnelles, personnelles et comportements mis en œuvre par tous. Par conséquent, cela aura également un impact sur l’estime de chaque collaborateur.

5 – Favorisez l’autonomie de vos collaborateurs

La littérature scientifique sur la procrastination en entreprise a montré qu’une faible autonomie des collaborateurs peut renforcer la procrastination au travail. En ce sens, Weymann (1988) montre que l’autonomie est un facteur important pour réduire la procrastination au travail.

En outre, une faible autonomie peut également avoir un impact négatif sur le stress de vos collaborateurs. Il devient alors essentiel de trouver des solutions pour accroître l’autonomie de votre personnel.

Conseil opérationnel : favorisez l’autonomie de vos collaborateurs

Il est temps de remettre en question l’organisation du travail au sein de votre entreprise et les actions mises en œuvre par vos managers.

Quelles sont les décisions organisationnelles et l’exécution managériale de ces décisions qui réduisent la marge de manœuvre de vos collaborateurs ?

Quelles sont les conséquences financières et humaines de ces décisions ?

Que se passera-t-il si vous ne changez pas la situation rapidement ?

Etes-vous prêt à payer le prix d’une inaction ou souhaitez-vous trouver une solution à ce problème ?

Que ferez-vous dans les prochaines 24 heures pour augmenter l’autonomie de vos collaborateurs afin de réduire la procrastination au travail ?

Répondre honnêtement à ces questions vous permettra de faire les premiers pas vers une version plus productive et bienveillante de votre entreprise.

6 – Allouez les ressources nécessaires et attribuez des tâches suffisamment exigeantes

L’un des moyens d’augmenter la productivité de vos collaborateurs consiste à leur permettre de fonctionner au mieux de leur potentiel. En ce sens, Metin, Taris et Peeters (2016) montrent qu’avoir un emploi peu exigeant et de faibles ressources sont associés à l’ennui et que l’ennui est associé à la procrastination au travail et aux comportements contre-productifs au travail.

Il est alors indispensable d’identifier tout ce qui pourrait réduire la motivation de vos collaborateurs pour trouver des moyens de prévenir et éliminer des comportements improductifs.

Conseil opérationnel : identifiez ce qui pourrait démotiver vos collaborateurs

Votre rôle consiste à rédiger une liste de tout ce qui pourrait empêcher vos collaborateurs d’accéder à leur plein potentiel.

Une fois cette liste préparée, classez chaque facteur en trois colonnes représentant les facteurs :

  • Organisationnels humains : choix des dirigeants et management des équipes
  • Organisationnels techniques : facteurs techniques, logistiques et liés aux ressources matérielles
  • Individuels : facteurs liés aux compétences et personnalités des collaborateurs

Ensuite, classez ces facteurs dans chaque colonne par ordre d’importance et choisissez celui que vous souhaitez traiter en premier.

Puis, évaluez les conséquences globales de chacun de ces trois facteurs et trouver au moins 3 actions pour commencer à les gérer.

Enfin programmez la première action et agissez dans les 24 heures qui suivent.

Faire cela, vous permettra de mieux gérer les risques d’ennui et plus en général de démotivation de vos équipes.

7 – Perfectionnez l’efficacité de votre processus de recrutement

Dans certains cas, la procrastination peut dépendre d’une erreur dans vos décisions. Il peut s’agir d’erreurs commises par les dirigeants, les managers ou les ressources humaines.

En ce sens Metin, Peeters et Taris (2018) montrent que la procrastination peut dépendre d’une faible correspondance entre les caractéristiques du collaborateur et celles du poste qu’il occupe.

Certaines caractéristiques sont à privilégier même en phase de recrutement, par exemple O’Neill, Hambley et Chatellie (2014) montrent que les tactiques d’autogestion, les efforts de socialisation conscients et la communication ascendante sont importants pour éviter les désengagements des collaborateurs.

En accord avec ces recherches il est important d’améliorer votre capacité à prendre des décisions pour placer chaque collaborateur à la place la plus adaptée à ses compétences et à sa personnalité.

Conseil opérationnel : améliorez votre processus de recrutement

Les erreurs de recrutement et les mauvais choix organisationnels peuvent dépendre d’un manque de clarté quant à ce qui est important. Un moyen efficace pour prévenir les erreurs consiste à recruter en disposant d’une compréhension globale de ce qui est essentiel pour chaque poste tout en restant le plus objectif possible. Cela requiert d’éviter l’impact de pressions externes ou internes pouvant nuire à la qualité du processus de recrutement.

Dans certains cas, le seul moyen de trouver une solution consistera en une réorganisation complète ou partielle des missions de certains collaborateurs afin de les adapter le plus possible aux besoins de votre entreprise et aux spécificités du personnel.

En essayant de fonder vos décisions sur des aspects strictement rationnels, vous serez en mesure d’améliorer votre processus de recrutement.

8 – Améliorez les conditions de travail de vos collaborateurs

Une mauvaise gestion de l’organisation du travail peut également être source de procrastination. En ce sens, DeArmond, Matthews et Bunk (2013) montrent que la charge de travail peut favoriser la procrastination à travers des mécanismes tels que la fatigue et le désengagement.

Comme nous l’avons vu dans les conseils précédents, le travail doit solliciter le potentiel de vos collaborateurs afin d’éviter les risques de désengagement professionnel.

En revanche, la répartition non équitable de la charge de travail, de l’autonomie et des ressources peut également impacter l’efficacité de vos collaborateurs.

Il devient donc important de prendre conscience de comment les conditions de travail impactent la vie professionnelle de vos équipes.

Conseil opérationnel : améliorez les conditions de travail de vos collaborateurs

Comme pour le conseil numéro 6, identifiez les actions que vous pouvez poser pour améliorer la qualité de vie au travail sur le plan des facteurs suivants :

  • Organisationnels humains : choix des dirigeants et management des équipes
  • Organisationnels techniques : facteurs techniques, logistiques et liés aux ressources matérielles
  • Individuels : facteurs liés aux compétences et personnalités de collaborateurs

Puis, pour chacune de ces catégories, identifiez l’action la plus efficace et la plus rapide à exécuter vous permettant d’améliorer le quotidien de vos collaborateurs.

Ensuite planifiez ces actions et exécutez l’une d’entre elles dans les prochaines 24 heures.

En continuant de cette sorte, vous serez en mesure d’améliorer avec le temps les conditions de travail de vos équipes.

Conclusion sur comment prévenir et vaincre la procrastination au travail

Dans cet article, je vous ai proposé huit conseils fondés sur des recherches scientifiques sur le thème de la procrastination en entreprise.

Je vous propose d’appliquer ces conseils pour réduire la procrastination, améliorer la productivité et faciliter le bien-être de vos collaborateurs.

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