Quelques conseils pour réussir vos réunions et communications en ligne

En cette période incertaine, nous devrons de plus en plus travailler à domicile.

Pour beaucoup d’entre nous, ce sera quelque chose de complètement nouveau.

Dans ce court blog, je veux vous donner quelques conseils sur la meilleure façon de communiquer en ligne, en particulier sur la gestion des réunions en ligne.

1 – Habillez-vous comme si la réunion était en personne

Ne portez pas les tenues que vous portez normalement à la maison.

Habillez-vous comme si vous alliez au bureau pour la réunion.

Faites-le même s’il ne s’agit que d’une réunion audio.

Cela vous mettra dans le bon état d’esprit.

Plus la réunion est importante, plus il est crucial de suivre cette règle.

2 – Ayez un espace calme dans lequel vous ne serez pas dérangé pendant la réunion

Créez un espace juste pour vous, pour vos réunions en ligne à domicile.

Idéalement, vous souhaitez aménager une pièce entière que vous transformerez en bureau.

Dégagez l’espace des choses inutiles si nécessaire.

Assurez-vous d’avoir tout ce dont vous avez besoin.

Au moins une table assez grande et une chaise confortable.

3 – Apprenez à utiliser l’application que vous utiliserez pour les réunions en ligne

Que vous utilisiez Skype, Skype Entreprise, Zoom, Teams ou toute autre application, assurez-vous de savoir comment l’utiliser.

Vérifiez que le son et la caméra fonctionnent correctement.

Vérifiez que vous savez comment activer et désactiver le son, comment partager votre écran.

4 – Assurez-vous que la lumière et l’arrière-plan des appels vidéo sont adéquats

Évitez un fond complètement blanc mais ne vous placez pas non plus devant un espace très encombré.

Une image ou une bibliothèque en arrière-plan fonctionnent généralement bien.

Ça a l’air sérieux, ça ne distrait pas trop l’attention. La lumière est importante et assurez-vous d’être dans un endroit bien éclairé.

Ajoutez des lumières si nécessaire.

5 – Ayez un casque avec microphone

Si vous n’en avez pas, achetez-en un.

Le son sera beaucoup plus clair.

Il sera plus facile d’entendre les gens et pour les autres de vous entendre.

Si vous pensez que vous devrez bouger pendant la communication, choisissez-en un sans fil.

Lorsque vous ne parlez pas, mettez-vous en sourdine ; cela augmentera globalement la qualité du son, surtout s’il y a beaucoup de monde sur l’appel.

6 – Assurez-vous de vous asseoir correctement ou de vous tenir debout

Il est encore plus important dans une réunion en ligne que votre voix se projette correctement.

Assurez-vous de vous asseoir droit, la poitrine ouverte.

Si nécessaire, restez debout au lieu de vous asseoir.

Vous pouvez toujours installer la caméra de manière à que les gens ne voient pas si vous êtes debout ou assis.

7 – Ayez quelque chose à boire avec vous

Vous ne pourrez peut-être pas vous précipiter dans la cuisine pendant la réunion pour aller boire quelque chose. Assurez-vous d’avoir quelque chose à boire à côté de vous.

8 – Assurez-vous que tout le monde dans la maison sache que vous êtes en réunion

Cela semble évident, mais si d’autres personnes sont dans la maison, assurez-vous qu’elles savent que vous ne pouvez pas être dérangé et qu’elles ne fassent pas trop de bruit.

Même si vous avez des écouteurs et un micro et que vos interlocuteurs ne peuvent pas entendre, cela vous dérangera.

Vous vous demanderez ce qui se passe au lieu de vous concentrer sur votre réunion.

9 – Minimisez les distractions pendant l’appel en vous préparant à l’avance

Par exemple, laissez votre chien sortir avant l’appel afin qu’il ne demande pas de sortir pendant que vous êtes en réunion en ligne.

Si vous prévoyez une livraison ce jour-là, laissez un message à la porte afin que le livreur ne sonne pas.

Comme pour toute réunion, éteignez votre téléphone portable.

Vous pouvez également fermer votre e-mail ou toute autre application qui enverra des notifications sur votre ordinateur pour ne pas être distrait.

Conclusion sur comment réussir vos réunions et communications en ligne

Pour apprendre à améliorer l’efficacité de vos réunions, je vous conseille de lire l’article sur comment organiser et animer une réunion de travail efficace.

Pour en savoir plus sur comment améliorer votre communication en face à face et à distance, écrivez-nous maintenant en passant par notre formulaire de contact pour bénéficier de l’expertise d’un coach en communication et en prise de parole en public de notre cabinet de coaching ou découvrez le prix du coaching pour les entreprises.

Questions fréquentes sur les réunions et communications en ligne

Comment bien se préparer à une réunion en ligne ?

Pour bien vous préparer à une réunion en ligne, vérifiez votre matériel, votre connexion, votre caméra, votre micro et l’application utilisée. Préparez aussi votre espace de travail, vos documents et tout ce dont vous aurez besoin afin d’éviter les interruptions pendant l’échange.

Pourquoi faut-il s’habiller correctement pour une réunion à distance ?

S’habiller comme pour une réunion en présentiel aide à adopter une posture plus professionnelle. Même si la réunion se déroule à distance, votre tenue influence votre état d’esprit, votre niveau d’attention et la manière dont vous vous exprimez.

Quel espace choisir pour une réunion en ligne ?

Il est préférable de choisir un espace calme, ordonné et suffisamment confortable. L’idéal est d’avoir une pièce ou un coin dédié, avec une table, une chaise adaptée, une bonne lumière et le moins de distractions possible.

Comment améliorer la qualité du son pendant une réunion en ligne ?

Un casque avec microphone permet généralement d’obtenir un son plus clair et de mieux entendre les autres participants. Il est aussi conseillé de couper votre micro lorsque vous ne parlez pas, surtout dans les réunions avec plusieurs personnes.

Comment choisir son arrière-plan en visioconférence ?

Votre arrière-plan doit rester simple, professionnel et peu distrayant. Une bibliothèque, un mur sobre ou un espace bien rangé fonctionnent souvent très bien. Évitez les arrière-plans trop encombrés ou trop lumineux.

Pourquoi la posture est-elle importante lors d’une réunion en ligne ?

Une posture droite, avec la poitrine ouverte, facilite la projection de la voix et renforce votre présence. Même à distance, votre posture influence votre énergie, votre clarté d’expression et l’image professionnelle que vous renvoyez.

Comment éviter les distractions pendant une réunion en ligne ?

Avant la réunion, prévenez les personnes présentes chez vous, fermez les applications inutiles, désactivez les notifications et préparez votre environnement. Plus vous anticipez les interruptions possibles, plus vous restez concentré pendant l’échange.

Quels sont les éléments indispensables pour réussir une communication en ligne ?

Les éléments essentiels sont une bonne préparation technique, un espace calme, une tenue professionnelle, une lumière correcte, un son clair, une posture adaptée et une attention réelle aux autres participants. Ces détails améliorent fortement la qualité de vos échanges à distance.