9 aspects à prendre en compte quand vous répondez à des questions

9 aspects à prend en compte quand vous répondez à des questions

9 aspects à prendre en compte quand vous répondez à des questions

Vous faites une présentation ou avez simplement une conversation. Vous pensez que vous avez tout sous contrôle, puis vient la question.

Soudain, vous sentez-vous nerveux(se), ne sachant pas quoi dire, peut-être un peu sur la défensive?

Est-ce encore pire quand vous savez qu’il y aura des questions, lors d’une réunion par exemple?

Nous préparons souvent tout ce que nous pouvons lorsque nous savons que nous devons présenter ou discuter quelque chose.

Cependant, les questions sont souvent quelque chose auquel nous ne pensons pas trop.

En conséquence, une performance confiante peut se transformer en désastre complet car nous perdons soudainement tout notre sang-froid.

C’est pourquoi les entretiens d’embauche sont si difficiles à gérer: ils sont question après question après question.

La façon dont vous gérez la réponse aux questions est encore plus importante que la présentation que vous faites par exemple.

Cela fera la différence entre une performance moyenne et une performance excellente. C‘est quand vous pouvez vraiment exprimer votre confiance, votre assurance ou votre manque de confiance et d’assurance.

La présentation ou toute autre partie structurée d’une réunion par exemple est généralement bien préparée.

Commencez à le faire si vous n’investissez pas suffisamment de temps dans la préparation de la partie structurée. En revanche, lors des questions, c’est davantage vous et vos capacités qui sont exposées.

Alors lisez la suite pour obtenir des conseils sur la façon de répondre aux questions de manière professionnelle et confiante.

1 – Pourquoi posez-vous des questions ?

Tout d’abord, j’aimerais que vous réfléchissiez à l’objectif que vous essayez d’atteindre en posant une question. Nous posons généralement des questions pour obtenir une décision, un engagement, une clarification ou pour obtenir de nouvelles informations dont nous ne disposons pas. Il est peu probable que les autres aient des objectifs très différents.

Beaucoup de questions montrent que les personnes sont curieuses et c’est certainement ainsi que les choses devraient être.

Pour sûr, vous aurez également la question difficile. Il arrivera que certaines personnes essaieront de vous déstabiliser.

D’autres poseront des questions pour se promouvoir sans vraiment contribuer à ce qui est discuté. Ou ils veulent exposer ce que vous ne savez pas.

N’oubliez pas que dans la plupart des cas, les gens ont un véritable intérêt lorsqu’ils posent des questions. Gardez cela à l’esprit pour vous aider à vous détendre lorsque vous répondez à des questions.

Dans la suite de cet article, je vous expliquerai comment gérer au mieux tout type de questions.

2 – À propos de la préparation des réponses à l’avance

Comme pour tout le reste, la préparation est toujours clé. Il est essentiel que vous connaissiez votre sujet en profondeur.

Cependant, le temps consacré à la préparation des réponses n’est pas, dans la plupart des cas, un temps bien utilisé. Vous ne pouvez tout simplement pas préparer et connaître toutes les questions que vous pourriez avoir et leurs réponses.

Ensuite, vous essaierez de vous souvenir et de régurgiter vos réponses déjà faites. Cela ne semblera pas naturel. Vous commencerez à perdre votre confiance si vous ne vous souvenez pas de la réponse que vous avez préparée.

Enfin, vous serez également déstabilisé si on vous pose une question à laquelle vous n’aviez pas pensé.

3 – Faites une pause avant de répondre

Ne vous jetez pas dans une profuse réponse sans réfléchir. Prenez quelques secondes pour vous assurer d’avoir bien compris la question et penser à ce que vous allez dire.

Si vous avez besoin de plus de temps avant de répondre, dites-le. Dites «C’est très intéressant.

J’ai besoin de réfléchir un peu avant de commencer à répondre. » ou quelque chose de similaire. Les gens attendront.

4 – Répondez à la question

Cela semble évident. Cependant, combien de fois avez-vous vu cela se produire ?

Combien de fois avez-vous entendu des réponses ayant la relation la plus tangentielle avec la question ?

Vous trouverez même des articles vous expliquant explicitement que vous pouvez répondre à une question avec quelque chose qui n’a pas ou très peu de rapport avec la question.

Ce n’est pas le conseil que je vous donnerais: répondez à la question de manière simple, que la personne qui a posé la question obtienne la réponse claire qu’elle attend. N’essayez pas d’éluder la question ou de parler d’autre chose.

Plusieurs fois, des gens sont venus me voir après une présentation pour me dire combien ils appréciaient que j’aie répondu directement aux questions.

Nous verrons dans une autre section à propos des questions difficiles.

5 – Adaptez votre réponse aux attentes de votre public

Vous lisez généralement que votre réponse doit être concise. C’est vrai que cela peut aider à rendre votre réponse plus claire. Mais ce n’est pas toujours ce qui est le plus approprié.

Par exemple, si c’est avec votre équipe ou un public connaissant déjà le contexte, vous pouvez utiliser une réponse courte. Beaucoup de gens, en particulier dans de nombreuses sociétés occidentales, aiment suivre l’agenda, aller droit au but et aller de l’avant. Une réponse longue dans ces circonstances peut sembler peu professionnelle.

En revanche, certains publics auront besoin de beaucoup plus d’explications de fond. Ils peuvent également compter beaucoup plus sur ce qui n’est pas dit dans votre réponse, sur ce que vous transmettez avec le ton de votre voix, vos gestes, vos expressions faciales. En d’autres termes, ces personnes vont moins apprécier si votre réponse est brève.

Par exemple, lors d’une réunion d’équipe hebdomadaire, mes réponses seront relativement courtes avec juste le contexte minimum. Si quelqu’un dans la salle n’est pas familier avec le contexte, je vais en donner un peu plus, sans surcharger les autres participants qui connaissent déjà le contexte.

Lorsque je réponds à une question venant de quelqu’un qui n’est pas familier du tout avec le sujet, je présente généralement un peu plus d’informations supplémentaires pour m’assurer que la personne comprenne parfaitement ma réponse.

Une bonne réponse n’est bonne qu’aux yeux de la personne qui a posé la question, vous devez donc comprendre ce qui est attendu dans votre contexte particulier.

6 – N’élaborez pas si ce n’est pas nécessaire

Parfois, un oui ou un non suffit pour répondre à une question, surtout si la personne pose une question fermée, adaptée à une réponse oui ou non. Pour donner suite au point ci-dessus, certains penseront que l’élaboration est une perte de temps.

Votre réponse doit toujours ajouter de la valeur à ce qui est discuté. Jugez la valeur que vous ajoutez avec tout ce que vous pouvez dire dans votre réponse et ne le dites pas si cela n’ajoute pas de valeur.

7 – Ce n’est pas un problème de ne pas comprendre la question

La formulation de la question peut prêter à confusion. Vous êtes peut-être dans un environnement bruyant. Quelle que soit la raison, de nombreuses circonstances peuvent vous empêcher de comprendre la question.

N’essayez pas de deviner la question. Demandez plutôt des éclaircissements. Ne demandez pas à la personne de répéter la question.

Vous vous retrouverez avec les mêmes mots, ce qui n’améliorera pas votre compréhension. Donnez votre compréhension de la question et demandez à la personne si elle est correcte. Une fois que vous avez compris la question, vous pouvez répondre en toute confiance.

8 – Ce n’est pas un problème de ne pas connaître la réponse

Vous ne pouvez pas tout savoir, même sur votre sujet. Personne ne s’attendra à ce que vous ayez toutes les réponses. Si vous ne connaissez pas la réponse, admettez-le.

N’inventez jamais une réponse. Les gens découvriront à un moment donné que la réponse était incorrecte.

Tout d’abord, reconnaissez que vous n’avez pas la réponse. Ensuite, vous avez plusieurs options. Proposez de chercher la bonne réponse et de recontacter la personne avec la réponse.

Vous pouvez proposer de discuter davantage plus tard. Il peut aussi être judicieux d’impliquer le public. Quelqu’un dans l’audience peut apporter quelque chose d’intéressant à la conversation.

Quelle que soit l’option choisie, les gens seront plus impressionnés et reconnaissants de votre honnêteté que d’une réponse incorrecte.

9 – Traiter les questions non pertinentes ou difficiles

Les questions non pertinentes sont des questions qui n’ont rien à voir avec ce qui est discuté. Même si la question en elle-même est intéressante et que vous avez une réponse, cela ne signifie pas que vous devez y répondre.

Vous pouvez d’abord demander à la personne de clarifier la relation de la question avec le sujet discuté. Encore mieux, commencez par dire que vous ne voyez pas comment la question contribue au sujet et que vous serez heureux de répondre si c’est le cas.

Il n’est pas rare dans cette situation que d’autres personnes vous soutiennent et vous finirez par ne pas répondre à cette question particulière. C’est la seule fois où je conseillerais de ne pas répondre directement à une question. Vous pouvez proposer de discuter du sujet plus tard.

Certaines personnes poseront une question juste pour vous affaiblir et, au cours du processus, elles peuvent vous blesser. Dans ce cas, reconnaissez-le. Dites à la personne ce que vous ressentez à la façon dont la question a été posée.

Ne répondez pas durement car cela ne fera qu’aggraver la situation. Ensuite, vous pouvez répondre poliment à la question, le cas échéant. Lorsqu’une personne tente de contredire vos données, réaffirmez votre expertise et demandez-lui de fournir les informations qu’elle juge appropriées.

Si la personne essaie juste de se vanter, elle devrait reculer rapidement. Si elle a raison, reconnaissez-le et remerciez-la pour sa contribution. Si nécessaire, prenez toute l’affaire et discutez-en en privé pour résoudre le problème et éviter qu’il ne se reproduise.

Conclusion

Si vous suivez les stratégies présentées dans les points ci-dessus, vous aurez plus confiance pour répondre aux questions. Pratiquez certains des points, tels que la pause ou la clarification avec des amis afin que cela devienne naturel. Dans la vidéo qui accompagne ce blog, je développerai davantage certains aspects pratiques et exemples.

Pour en savoir plus sur comment vous faire accompagner par un coach en communication et prise de parole en public, écrivez-nous maintenant en passant par notre formulaire de contact.

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