Communiquer à distance avec votre équipe : des règles plus strictes mais une livraison plus flexible
Dans cet article vous découvrirez des conseils utiles pour mieux communiquer à distance avec vos équipes.
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Ce n’est pas en soi un phénomène nouveau. Il y a des équipes avec des membres dispersés dans le monde depuis un certain temps maintenant.
Lorsque j’étais une scientifique, il y a déjà plus de 20 ans, j’étais impliquée dans des projets avec des équipes situées dans différentes zones géographiques.
Les projets de recherche internationaux étaient déjà monnaie courante, même sans la technologie de communication que nous avons de nos jours.
La différence avec ce qui se passe actuellement avec le verrouillage global mondial est son ampleur.
Dans des circonstances normales, lorsque vous travaillez avec une équipe à distance, certaines personnes impliquées ont déjà une certaine expérience de travail à distance avec des collègues.
Cette expérience de certains membres de l’équipe facilite l’adaptation des autres membres de l’équipe.
Cependant, si toute l’équipe travaille maintenant à domicile et que personne ne l’a fait auparavant, il est normal que l’équipe perde de sa productivité.
Les membres de l’équipe peuvent perdre leur motivation, se sentir seuls, sans soutien ni conseils suffisants.
Vous devez les garder motivés, maintenir la productivité et surtout éviter les problèmes de communication.
Lorsque vous gérez une telle équipe, cet article vous donnera quelques conseils pour communiquer efficacement avec votre équipe à distance.
Il s’agit essentiellement d’établir des règles de communication plus strictes tout en étant plus flexible sur sa livraison.
Vous devez faire davantage confiance à votre équipe lorsque vous travaillez à distance.
1 – Comptez moins sur une communication écrite qui n’est pas partagée en temps réel
Les gens peuvent se sentir isolés en travaillant à distance ; il est donc important que votre communication ne se fasse pas principalement par e-mails.
Conservez-les pour des informations factuelles dont vous souhaitez conserver une trace du partage.
Si vous devez envoyer un e-mail, soyez particulièrement prudent.
Vous ne voulez pas donner une mauvaise impression car il est moins facile de le redresser à distance qu’en personne.
Lorsque vous recevez un e-mail, soyez très conscient de ne pas trop interpréter les sentiments et l’état d’esprit du membre de votre équipe qui l’a envoyé.
Cela signifie que vous devrez utiliser et compter sur les chats, les appels vidéo et autres technologies de communication en temps réel.
2 – Assurez-vous que tout le monde dispose de l’équipement et de la technologie appropriés
La première chose à faire est que tout le monde ait accès à la technologie à utiliser.
Ne le prenez pas pour acquis. Je connais des gens qui n’ont pas l’internet chez eux et il sera difficile de compter uniquement sur un téléphone portable.
Je n’ai pas de smartphone, il ne m’est donc pas possible de faire partie de groupes sur certaines plateformes par exemple.
Vous devez respecter cela, mais en même temps, il est de votre responsabilité en tant que manager de vous assurer que les membres de votre équipe ont le bon équipement et l’accès nécessaire.
3 – Choisissez une technologie prise en charge par votre organisation
Votre organisation dispose d’outils et d’applications pour communiquer à distance avec votre équipe.
Utilisez-les pour toute communication professionnelle que vous aurez.
Cela signifie d’abord que l’accès sera accordé à tous les membres de votre équipe.
Deuxièmement, si vous rencontrez des problèmes pour l’utiliser, un support technique sera disponible pour vous aider.
Si vous souhaitez introduire du temps social à distance avec votre équipe (plus de détails plus loin), vous pouvez décider d’utiliser des outils différents avec votre équipe, uniquement pour les interactions sociales et le bavardage.
4 – Avoir un agenda pour chaque réunion et des règles pour la conduite des réunions
Les réunions doivent être plus structurées pour être productives.
Assurez-vous d’avoir un ordre du jour distribué à l’avance.
Établissez des règles de comportement à suivre lors des réunions.
Par exemple, dans les réunions en ligne, il est plus important de ne pas interrompre la personne qui parle.
La meilleure façon d’y parvenir, et cela améliore également la qualité du son, est de mettre tout le monde en sourdine, sauf la personne qui parle.
Une autre règle consiste à vous assurer de demander à tout le monde de participer.
Appelez chaque personne à tour de rôle pour demander du feedback et des commentaires.
Ne laissez jamais personne sans parler lors d’une réunion en ligne.
Si vous souhaitez maximiser l’efficacité de vos réunions, je vous conseille de lire notre guide pour améliorer la productivité de vos réunions.
5 – Organiser une revue chaque jour avec votre équipe
Pour maintenir la productivité et vous assurer que tout le monde sache quoi faire, organisez une réunion rapide tous les jours avec votre équipe.
Chaque personne doit présenter rapidement ce qu’elle a fait depuis la dernière revue et ce qu’elle fera jusqu’à la prochaine.
Gardez cette revue quotidienne aussi courte que possible.
Peu importe quand vous le faites pendant la journée.
C’est la fréquence et le fait de le faire régulièrement qui comptent.
6 – Utilisez un tableau des tâches pour enregistrer les tâches et les mises à jour
Un autre bon moyen de faire savoir aux gens ce que tout le monde fait est de mettre en place un tableau des tâches ou un planificateur où tout le monde entre et met à jour les tâches qu’il fait.
Ce planificateur peut être le point central de votre revue quotidienne.
7 – Assurez-vous que toutes les informations soient facilement accessibles
Les gens doivent savoir où accéder à tout ce dont ils ont besoin pour leur travail.
C’est probablement le moment d’organiser vos documents et où ils sont stockés. Encore une fois, utilisez des outils qui permettent de partager des documents tels que Google docs ou OneDrive.
8 – Faites une revue au moins une ou deux fois par semaine en tête-à-tête avec chaque membre de l’équipe
Chaque membre de l’équipe réagira différemment au travail à domicile, fera face à des défis différents.
Vous devez aborder ces sujets.
Pour ce faire, organisez une ou deux réunions individuelles par semaine avec chaque membre de l’équipe pour discuter de sujets sensibles ou personnels qui affectent le travail de la personne.
Cela permet également au membre de l’équipe de se sentir soutenu et écouté.
C’est probablement la chose la plus importante que vous puissiez faire.
9 – Assurez-vous que les pauses soient prises et que les heures de travail soient bien gérées
Le dernier point sur lequel je veux insister est de préciser que le travail à domicile ne signifie pas travailler au hasard.
Les gens doivent avoir une routine, un schéma de travail fixe et des pauses claires.
Chaque personne devrait vous informer quand elle travaille, un rapide bonjour et au revoir sera déjà un grand pas. Les personnes doivent également indiquer les pauses importantes qu’elles prennent pour s’assurer de faire une pause pendant la journée.
Pas de déjeuner devant l’ordinateur. De même, parlez à la personne si vous voyez qu’elle travaille à des heures qui peuvent être déraisonnables.
10 – Prenez le temps de socialiser
Enfin, pour garder le moral, vous pouvez organiser des événements sociaux en ligne avec votre équipe.
Il s’agit d’un rassemblement virtuel de l’équipe pour partager des choses non liées au travail.
Il peut simplement s’agir de sujets généraux. Quelqu’un peut décider de lire quelque chose qu’il aime.
Quelqu’un peut décider de jouer d’un instrument pour les autres.
Organisez des jeux. Soyez juste créatif pour renforcer le lien entre les membres de l’équipe.
Ces conseils devraient vous garder en bonne position pour garder votre équipe ensemble, ses membres connectés et productifs. Bon travail à distance.
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Questions fréquentes sur la communication à distance avec une équipe
Comment bien communiquer à distance avec son équipe ?
Pour bien communiquer à distance avec votre équipe, il est important de définir des règles claires, d’utiliser les bons outils, de structurer les réunions et de maintenir des échanges réguliers. La communication doit être plus organisée, tout en laissant une certaine flexibilité dans la manière de travailler.
Pourquoi éviter de tout gérer par e-mail ?
L’e-mail est utile pour transmettre des informations factuelles ou garder une trace écrite, mais il peut créer des malentendus et renforcer le sentiment d’isolement. Pour maintenir le lien, il est préférable d’utiliser aussi les appels vidéo, les chats et les échanges en temps réel.
Quels outils utiliser pour communiquer avec une équipe à distance ?
Il est préférable d’utiliser les outils validés par votre organisation, car ils sont généralement accessibles à tous et bénéficient d’un support technique. L’essentiel est que chaque membre de l’équipe dispose de l’équipement, de la connexion et des accès nécessaires.
Comment rendre les réunions à distance plus efficaces ?
Une réunion à distance doit avoir un ordre du jour clair, envoyé à l’avance. Il est aussi utile de définir des règles simples : ne pas interrompre, couper le micro quand on ne parle pas, donner la parole à chacun et terminer avec des décisions ou actions précises.
Pourquoi organiser une revue quotidienne avec son équipe ?
Une revue quotidienne courte permet de maintenir la coordination, de clarifier les priorités et de vérifier que chacun sait ce qu’il doit faire. Elle aide aussi à garder un rythme collectif lorsque les membres de l’équipe travaillent depuis des lieux différents.
Comment suivre les tâches d’une équipe à distance ?
Un tableau des tâches ou un outil de planification partagé permet à chacun de voir l’avancement du travail, les priorités et les responsabilités. Cela réduit les oublis, améliore la transparence et facilite les points d’équipe réguliers.
Pourquoi prévoir des points individuels avec chaque collaborateur ?
Les points individuels permettent d’aborder les difficultés personnelles, les besoins de soutien et les sujets qui ne peuvent pas toujours être traités en réunion collective. Ils renforcent le sentiment d’écoute, de reconnaissance et de proximité managériale.
Comment maintenir la motivation d’une équipe à distance ?
Pour maintenir la motivation, il faut préserver le lien humain, clarifier les attentes, reconnaître les efforts, encourager les pauses et organiser parfois des moments informels. La cohésion d’équipe ne se construit pas seulement autour des tâches, mais aussi autour de la qualité des relations.
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