10 principes phénoménaux de la gestion du temps pour les managers
Gestion du temps pour un manager ? Découvrez des conseils indispensables pour devenir un meilleur manager et être plus satisfait de votre travail.
La gestion du temps pour un manager est importante car elle détermine la qualité des résultats atteints par l’équipe dont il est responsable.
Cet article se focalise sur la gestion du temps pour le manager et pour les membres de l’équipe.
Avant de passer aux conseils de cet article, si vous souhaitez aller plus loin sur le thème de la gestion du temps, je vous invite à lire l’article 7 conseils faciles pour dépasser les obstacles de la gestion du temps.
1 – Identifier les tâches les plus importantes pour atteindre les objectifs de l’entreprise
La gestion du temps pour les managers consiste à identifier d’abord ce qui est le plus important.
Cela revient à identifier les actions qui permettront de se rapprocher le plus efficacement et le plus rapidement possible des objectifs fixés par les dirigeants de l’entreprise.
En ce sens, cela est cohérent avec le principe de Pareto appliqué à la gestion du temps.
Selon ce même principe, appelé également principe du 80/20, 20% des actions qu’un individu met en œuvre, permettent d’obtenir 80% des objectifs qu’il s’est fixé.
En pratique, il est important d’évaluer le retour sur l’investissement temporel d’une tâche donnée afin d’établir des to do lists plus performantes.
Si vous souhaitez apprendre à utiliser une liste de tâches, je vous conseille de lire l’article comment faire une to do list efficace pour une meilleure qualité de vie.
Certains auteurs conseillent de rédiger des listes ne dépassant pas les 6 activités journalières.
Cela permet non seulement d’exécuter toutes les tâches mais également de gérer les imprévus car on ne remplit pas excessivement son agenda.
2 – Gérer les énergies tout au long de la journée
La gestion du temps pour un manager est influencée par la gestion des énergies.
Ces énergies dépendent de plusieurs facteurs comme l’alimentation, le repos, l’activité physique, le stress éprouvé, les émotions vécues au quotidien, etc.
Votre rôle de manager est d’identifier les facteurs affectant positivement et négativement vos énergies physiques et mentales.
Essayez de comprendre quelles situations vous aident à garder de bons niveaux d’énergie globale et quelles autres circonstances vous privent d’énergie.
Il est également important de veiller aux facteurs affectant les énergies de l’équipe.
Concrètement, vous pouvez prendre du temps pour faire une liste de toutes les activités qui vous donnent de l’énergie et qui donnent de l’énergie à l’équipe.
Puis faites la même chose pour les activités qui produisent une perte d’énergie pour vous et/ou pour l’équipe.
Organisez vos journées autour d’activités porteuses d’énergies et trouver des solutions concrètes pour réduire les activités affectant négativement la performance globale de l’équipe.
3 – Gérez ce qui dépend de vous totalement ou partiellement
La gestion du temps pour un manager consiste également à faire la différence entre ce qui dépend davantage de vous, ce que vous pouvez influencer et ce qui ne dépend pas de vous.
Focalisez 80% de votre temps et de vos énergies sur des activités qui dépendent de vous et sur lesquelles vous exercez un contrôle quasi-total, puis gardez les 20% restants de vos énergies pour des activités que vous êtes en mesure d’influencer même si elles ne dépendent pas directement de vous.
Essayez de réduire à néant le temps et les énergies que vous tendez à gaspiller dans des activités qui ne dépendent pas de vous et sur lesquelles vous ne pouvez exercer aucun contrôle.
Concrètement, remémorez-vous des situations passées dans lesquelles vous avez investi beaucoup d’énergies et sur lesquelles vous n’aviez pas de contrôle.
Classez ces situations par catégories et essayez de voir s’il existe une catégorie qui vous a causé beaucoup de pertes de temps.
Si c’est le cas, commencez à trouver des solutions pour réduire rapidement l’impact de cette activité.
4 – Déléguez tout ce que vous pouvez aux bonnes personnes
Manager efficacement votre temps requiert de reconnaître vos limites et celles de vos collaborateurs en termes de compétences et de temps.
Vous devez accepter que vous ne puissiez pas tout faire et que vous devez apprendre à collaborer efficacement avec votre équipe.
Vous avez besoin d’investir votre temps pour former vos collaborateurs à accomplir des activités moins stratégiques pour vous mais quand même nécessaires.
Déléguez seulement lorsque vos collaborateurs maîtrisent parfaitement les tâches que vous leur demandez de réaliser.
Si vous n’êtes pas en mesure de former vos collaborateurs, trouvez une personne capable de le faire.
Si vous ne maîtrisez pas un certain aspect de votre travail, faites-vous former par l’un de vos collaborateurs ou recherchez en dehors de l’entreprise les ressources et les compétences dont vous avez besoin.
5 – Autorisez vos collaborateurs et vous-même aux erreurs : devenez un manager performant
Manager efficacement consiste à créer des liens avec vos collaborateurs en vous montrant tel que vous êtes avec vos qualités et vos défauts.
Si vous commettez des erreurs, admettez-les et vous verrez que vos collaborateurs en feront autant.
C’est en montrant votre côté le plus humain et vulnérable que vous créerez des liens profonds avec vos collaborateurs.
C’est en vous montrant vrai qui se sentiront autorisés à l’être aussi.
Lorsque l’un de vos collaborateurs commet une erreur, focalisez-vous sur le résultat qu’il essaye d’accomplir et aidez-le à trouver une solution.
De cette sorte, vous permettrez de libérer la créativité de vos collaborateurs et vous vous démarquerez des managers exécutants pour devenir un manager performant.
Le manager performant s’appuie sur la créativité de ses collaborateurs comme instrument permettant d’atteindre les objectifs de l’entreprise.
Le manager performant s’appuie sur les différences individuelles comme sources de renouvellement de son équipe et favorise la mise en commun d’intelligences multiples pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
Concrètement, ne soyez pas le seul à chercher des solutions, mais permettez à chaque collaborateur de proposer ses solutions.
Cela vous permettra de renforcer encore plus les liens avec vos collègues.
6 – Communiquez efficacement avec votre équipe
En tant que manager, vous savez qu’atteindre les objectifs requiert d’aider les membres de vos équipes à devenir plus efficaces.
Pour cela, vous devez investir une partie de votre temps pour former vos collaborateurs à la gestion du temps.
Cela consiste à communiquer les tâches les plus importantes à réaliser pour atteindre les objectifs de l’entreprise de façon précise et détaillée.
Vous devez expliquer à vos collaborateurs de quelle façon chaque membre de l’équipe participe à la réalisation d’un projet donné et donc d’un objectif donné.
Expliquez donc à chaque collaborateur de quelle façon sa contribution qui s’exprime par la réalisation d’une tâche importante, permettra au reste de l’équipe et à l’entreprise d’atteindre ses objectifs.
7 – Prenez du temps pour écouter les besoins de vos collaborateurs
Gérer votre temps de manager consiste à comprendre que vos collaborateurs ont besoin de se sentir compris, écoutés et soutenus.
Vous devez programmer à l’avance des RDV avec chaque collègue afin de vérifier s’il se sent bien au sein de l’équipe.
Faites en sorte que tout le monde puisse exprimer son point de vue et écoutez de façon bienveillante.
Cela revient à arrêter de juger vos collègues afin de comprendre pleinement leur perception de l’activité professionnelle.
Pratiquez l’écoute active et le questionnement efficace pour accueillir complètement leur point de vue.
C’est en étant au plus près d’eux que vous serez capable de les aider à se sentir mieux et à les faire contribuer à la réussite de l’équipe.
8 – Prenez du temps pour féliciter l’équipe
Gérer son temps requiert pour un manager de féliciter et valoriser les résultats atteints par l’équipe dans sa globalité.
Cela permet de réduire certaines tensions entre collègues et de reconnaître la contribution de tous les collaborateurs.
Si possible, organisez même des RDV en dehors de l’entreprise pour renforcer les liens entre collègues et réduire des éventuelles tensions au sein de l’équipe.
Il est parfois bénéfique de sortir du lieu de travail pour créer de nouveaux liens et dynamiser le fonctionnement collectif.
9 – Prenez du temps pour comprendre les motivations de vos collaborateurs
Si vous souhaitez gérer votre temps de manager et atteindre vos objectifs, vous devez absolument comprendre les motivations individuelles de vos collaborateurs.
Posez des questions afin de comprendre ce qui motive vos collaborateurs.
S’agit-il de l’argent, de la reconnaissance, du prestige, de pouvoir gérer des responsabilités, de garder une certaine indépendance, d’un projet personnel, de l’envie d’apprendre, de l’envie de contribuer au succès de l’entreprise, de l’envie de se prouver qu’il est à la hauteur de ce qui lui est demandé, etc.
Prenez du temps pour déterminer ce qui motive davantage chacun de vos collaborateurs et vous serez bluffé par les résultats que vous obtiendrez.
Concrètement, ne vous contentez pas de proposer des primes identiques à tous les collaborateurs. Proposez des RDV individuels pour comprendre comment ils fonctionnent.
10 – Reposez-vous et soyez heureux !
Gérer du temps pour manager efficacement requiert de prévoir des temps de repos, de détente afin de se déconnecter complètement de l’activité professionnelle.
Plusieurs études montrent que prendre des pauses régulières permet d’être plus efficace, de renforcer son niveau d’énergie, de se sentir plus satisfait, de trouver de meilleures solutions aux problématiques professionnelles, de réduire le stress, d’améliorer la qualité des interactions avec vos collaborateurs, etc.
Concrètement, fixez-vous des pauses et prenez-les !
Éloignez-vous de votre poste de travail et profitez pleinement de votre pause pour vous ressourcer physiquement et psychologiquement.
Pour terminer, l’objectif le plus important de la gestion du temps pour un manager est d’être heureux au travail !
Pour apprendre à bien gérer votre temps, je vous conseille de découvrir notre formation en gestion du temps à distance.
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En résumant, la gestion du temps pour managers, requiert de respecter les principes que vous venez de découvrir.
Si vous souhaitez en savoir plus, sur le coaching manager ou sur la formation gestion du temps pour managers, écrivez-nous en passant par notre formulaire de contact.
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