Organiser et animer une réunion de travail efficace : le guide ultime

Organiser et animer une réunion de travail efficace

Organiser et animer une réunion de travail efficace : 8 conseils issus de la recherche scientifique

Comment organiser une réunion de travail efficace en sachant que cela fait partie de l’une des tâches les plus stratégiques au sein d’une entreprise ?

Voici brièvement nos conseils sur comment organiser une réunion de travail efficace :

1 – Prenez conscience du coût de vos réunions

2 – Décidez si vous avez vraiment besoin d’organiser une nouvelle réunion

3 – Définissez avec extrême précision l’objectif et la durée de la réunion

4 – Invitez les bonnes personnes

5 – Animez des réunions efficaces, motivantes et facilitant la cohésion des équipes

6 – Gérez efficacement les conflits et prévenez les comportements contre-productifs

7 – Prenez en compte les aspects linguistiques et interculturels

8 – Evaluez et améliorez l’efficacité de vos réunions

Pour répondre à ces questions, j’ai analysé pour vous la littérature scientifique sur ce sujet pour vous permettre d’atteindre deux objectifs principaux.

Premièrement, vous permettre de disposer d’informations fiables et mises à jour.

Deuxièmement, vous proposer des conseils efficaces.

Améliorer la gestion et l’efficacité des réunions au travail est un enjeu de taille car, comme le montrent les recherches, le coût des réunions improductives pour les entreprises est impressionnant autant d’un point de vue humain que d’un point de vue financier.

L’enquête de l’OCDE (2017) indique que l’obstacle le plus courant à la productivité était les réunions inutiles (57% des répondants).

Mais quelles sont les raisons de cette inefficacité ?

Ce qui est certain que l’une des raisons est la mauvaise gestion du temps avant, pendant et après les réunions car comme le montrent Romano et Nunamaker (2001) le temps n’est pas utilisé de façon efficace pendant les réunions.

Dans cet article, vous découvrirez des conseils issus de la recherche scientifique en matière d’organisation efficace d’une réunion d’équipe au travail.

Pour chaque point, je vous proposerai un conseil opérationnel pour améliorer les résultats de vos réunions.

Découvrez sans plus tarder le guide ultime sur comment organiser et animer une réunion de travail efficace.

1 – Prenez conscience du coût de vos réunions

Quel est le coût d’une réunion au sein de votre entreprise ?

Peu de dirigeants et de chefs d’entreprise sont en mesure de répondre à cette question car organiser une réunion est souvent une simple habitude.

Pourquoi peu de dirigeants connaissent la valeur effective de leurs réunions ?

Tout simplement parce qu’ils n’ont pas d’outils fiables pour mesurer le retour sur l’investissement de chaque réunion.

Calculer le retour sur l’investissement requiert de prendre en compte la dimension financière et la dimension humaine de l’entreprise.

Le coût financier est probablement le plus facile à calculer alors que l’impact humain sur les collaborateurs requiert souvent des analyses plus poussées.

Pour commencer à évaluer le coût actuel de vos réunions, je vous propose de vous appuyer sur les travaux de Rogelberg, Rhoades et Schott (2011) qui proposent un processus en trois étapes :

Etape 1 : évaluer l’investissement actuel de l’entreprise dans les réunions. Ces auteurs suggèrent de réaliser une estimation partielle à partir du salaire annuel de chaque participant et de calculer le coût en fonction du temps passé dans chaque réunion.

Etape 2 : évaluer le retour sur l’investissement pour chaque réunion afin d’identifier les réunions qui ne permettent pas de répondre aux besoins de l’entreprise et des collaborateurs. Ces réunions doivent être éliminées.

Etape 3 : formuler et mettre en œuvre une stratégie de changement qui se focalise sur trois facteurs :

  • les feedbacks par rapport aux performances au cours d’une réunion
  • la formation et le développement du leadership en matière d’organisation et d’animation d’une réunion
  • l’établissement dans la culture de l’entreprise d’un modèle de réunion stratégique facilitant la prise de conscience de l’investissement humain et financier pour l’entreprise pour ce genre de pratique

Suivre ces étapes est important pour avoir une première compréhension de l’efficacité de vos réunions de travail. Un audit plus poussé au sein de votre entreprise avec un coach en efficacité professionnelle peut vous permettre d’obtenir des données encore plus précises.

Conseil opérationnel : fixez-vous des objectifs à court terme et passez tout de suite à l’action.

Suivre et mettre en œuvre les 3 étapes précédentes est une tâche qui requiert beaucoup de temps et de ressources.

En revanche, je vous propose d’identifier 2 ou 3 actions que vous pouvez mettre en place immédiatement sur une semaine ou sur un mois.

Planifiez et exécutez-les sans essayer d’être parfait et d’attendre le moment idéal.

Faire cela, vous permettra de démarrer un processus graduel de changement qui sera plus réaliste et simple à mettre en œuvre. En outre, procédant par petit pas, vous réduirez les résistances aux changements au sein de votre structure.

Après avoir mené ces étapes, vous aurez une première compréhension de vos marges d’amélioration en matière d’organisation d’une réunion efficace au sein de votre entreprise.

Maintenant, je vous propose de passer à la deuxième étape, à savoir, décider si vous avez vraiment besoin d’organiser une nouvelle réunion.

2 – Décidez si vous avez vraiment besoin d’organiser une nouvelle réunion

Avant de programmer une nouvelle réunion, vous devriez réfléchir à d’autres alternatives moins coûteuses vous permettant d’atteindre ce que vous souhaitez accomplir à travers la réunion.

En ce sens, Koshy, Liu, Whitehurst, Gundogan et Al Omran (2017) proposent de privilégier d’autres formes de communication s’il n’y pas un vrai besoin de programmer une nouvelle réunion.

En fonction de vos besoins, d’autres formes de communication peuvent être plus adaptées pour accomplir vos objectifs.

Voici quelques questions à vous poser avant de programmer une nouvelle réunion.

Pouvons-nous communiquer ce message plus rapidement, plus facilement et plus efficacement et à un coût inférieur sans organiser une nouvelle réunion ?

Ce que nous souhaitons est-il réellement lié à un objectif important pour notre entreprise ou sommes-nous en train de programmer une nouvelle réunion juste par simple habitude ?

Que se passera-t-il si cette réunion n’est pas organisée ?

Avons-nous besoin de résoudre un conflit au sein de l’équipe ?

Avons-nous besoin de faire un brainstorming ?

Souhaitons-nous renforcer la cohésion au sein des équipes ?

Avons-nous besoin d’aider nos collaborateurs à être plus motivés ?

Conseil opérationnel : réfléchissez à des façons créatives et alternatives aux réunions de travail.

Maintenant que vous avez une connaissance partielle du coût humain et financier de vos réunions, vous avez besoin de vous libérer de vos anciennes habitudes.

Au lieu de programmer une nouvelle réunion, identifiez de nouvelles façons d’accomplir les tâches qui ne requièrent pas la participation simultanée d’un grand nombre de collaborateurs.

Posez-vous les questions suivantes :

Quel lieu peu commun pourrait-il nous permettre de communiquer plus efficacement notre message ?

Quels supports sont les plus adaptés pour gagner en efficacité et partager rapidement notre message ?

Quelle nouvelle technologie pourrait-elle nous permettre de réduire le nombre de réunions ?

Quels sont les collaborateurs les plus créatifs de notre entreprise ?

Que font les entreprises qui ont déjà réussi à réduire la fréquence de leurs réunions ?

Quelles procédures internes sont déjà efficaces et comment pourrait-on les perfectionner pour gagner du temps ?

Répondre à ces questions vous permettra de réduire sensiblement le nombre de réunions inutiles et de gagner en productivité.

Maintenant, je vous propose de passer à la troisième étape, à savoir, définir avec précision l’objectif et la durée de votre prochaine réunion.

3 – Définissez avec extrême précision l’objectif et la durée de la réunion

Maintenant que vous êtes certain de l’utilité d’organiser une nouvelle réunion, vous devez identifier l’objectif principal de cette réunion.

Faire cela, est la première étape pour organiser et mener une réunion de travail efficace.

Une réunion réussie requiert que chaque participant ait une compréhension de l’utilité et de l’objectif de la réunion.

En ce sens (Barker, 2011; López-Fresno et Grandes, 2010; López-Fresno, 2011) montrent que l’ordre du jour donne une structure à la réunion et, s’il est correctement préparé et conforme à l’éthique (il n’y a pas d’ordre du jour caché, de sujets ou d’objectifs cachés) et distribué à l’avance, il précise quels sont les objectifs réels de la réunion, ce qui est attendu de chaque participant et quelles informations disponibles sont importantes pour chaque personne ou groupe de personnes.

Cela est donc important car agir différemment aurait un impact négatif sur les rapports au sein de l’entreprise. En ce sens (López-Fresno and Grandes, 2010; Nixon and Littlepage, 1992) montrent qu’un ordre du jour, des sujets ou des objectifs cachés réduisent la confiance, la coopération et la cohésion du groupe, avec un impact négatif sur la culture organisationnelle.

Alors que selon Leach et al. (2009) un ordre du jour écrit et la finalisation de tous les éléments prévus impactent positivement la perception d’une réunion.

Allen, Sands, Mueller, Frear, Mara Mudd et Rogelberg (2012) montrent que les employés apprécient les réunions lorsqu’elles ont un objectif clair et que des informations importantes et pertinentes sont partagées. Conformément à la théorie de la conservation des ressources, les employés ne sont pas satisfaits des réunions lorsqu’elles réduisent leurs ressources liées au travail (par exemple, les réunions limitent leur temps, manquent de structure et sont improductives).

Conseil opérationnel : définissez l’objectif ou les objectifs de votre prochaine réunion, par exemple :

  • faciliter la résolution d’un problème
  • motiver les collaborateurs
  • informer vos collaborateurs
  • faciliter la communication entre collaborateurs

Puis :

  • organisez le programme de la réunion en fonction de vos objectifs
  • communiquez clairement ces objectifs dans le programme
  • définissez ce que vous attendez des participants
  • invitez les participants nécessaires pour atteindre les objectifs fixés
  • aménagez la salle de réunion afin de faciliter l’atteinte de votre objectif

Posez-vous les questions suivantes :

Quel est l’objectif de cette réunion : brainstorming, résolutions de problème, gestion de conflits, cohésion d’équipe, etc. ?

Quel problème doit être résolu ?

Quelles informations doivent être insérées dans l’ordre du jour en accord avec l’objectif de la réunion et pour permettre aux participants de se préparer au mieux ?

Quels éléments de l’ordre du jour ne sont pas cohérents avec cet objectif ?

Quelles informations doivent être partagées dans l’ordre du jour ?

Avons-nous communiqué avec suffisamment de transparence ou sommes-nous en train de cacher des éléments qui pourraient démotiver nos collaborateurs et impacter la cohésion d’équipe au cours de la réunion ?

Quelles informations faut-il communiquer pour mettre en avant l’importance de la réunion pour tous les collaborateurs ?

L’ordre du jour actuel pourrait-il être exécuté aisément ou faut-il réduire son ampleur ?

La salle de réunion a-t-elle été organisée de façon telle de nous permettre d’atteindre notre objectif ou doit-elle être réaménagée ?

Répondre à ces questions, vous permettra de partir sur de bonnes bases et d’aborder l’animation de la réunion avec plus de sérénité.

Maintenant, je vous propose de passer à la quatrième étape, à savoir, vous assurer d’inviter à la réunion exclusivement les personnes indispensables pour atteindre votre objectif.

4 – Invitez les bonnes personnes

Il est indispensable de limiter le nombre de participants, autant pour une question de coût que pour une raison d’efficacité.

En ce sens, Ludwig et Frazier (2012) montrent que les réunions sont plus efficaces et rentables lorsque les invitations sont limitées aux participants qui ont une contribution à apporter aux points de l’ordre du jour, qui seront impliqués dans le contenu et qui seront sensibles au retour d’information sur les performances et Lindquist (2019) montre les personnes ayant un niveau de compétence plus élevé dans le sujet de la réunion étaient plus susceptibles de participer et trouvaient que leur réunion était plus efficace, et cette relation était plus forte lorsque le désaccord entre les employés était élevé.

Au final, il vaut mieux prendre du temps pour identifier les collaborateurs les plus compétents et les plus motivés pour l’objectif de la réunion.

Conseil opérationnel : réduisez d’au moins 30% le nombre de participants de vos réunions.

Repensez à vos dernières réunions, combien de personnes étaient réellement nécessaires ?

La moitié, un tiers ou encore moins ?

Quels collaborateurs ont été indispensables pour atteindre les objectifs de la réunion ?

Combien de collaborateurs n’ont pas contribué à la discussion ?

Combien de personnes n’ayant aucun rapport avec le sujet de la réunion sont-elles arrivées en retard ou ne se sont pas présentées ?

Répondre à ces questions vous fera comprendre que, la plupart du temps, vous invitez des personnes qui ne contribuent pas à la réussite de la réunion ou qui peuvent même compromettre l’efficacité de la réunion de travail.

Cette prise de conscience vous permettra d’inviter les bonnes personnes et de développer la rentabilité de votre entreprise.

Maintenant, je vous propose de passer à la cinquième étape, à savoir, comment animer une réunion efficace.

5 – Animez des réunions efficaces, motivantes et facilitant la cohésion des équipes

De quelle façon mesurez-vous l’efficacité d’une réunion ?

Nixon et Littlepage (1992) montrent les facteurs qui mènent à des réunions efficaces :

  • communication ouverte
  • focalisation sur les tâches
  • exploration approfondie des options
  • analyse des conséquences en termes de décision
  • planification des actions
  • intégrité temporelle
  • intégrité de l’ordre du jour
  • impartialité des dirigeants

Leach, Rogelberg, Warr et Burnfield (2009) montrent les facteurs ayant un effet positif sur l’efficacité perçue de la réunion :

  • à la conception d’une réunion et notamment la préparation et au traitement complet de tous les points de l’ordre du jour
  • au choix des salles de réunion appropriées
  • à l’engagement des participants à la réunion

Voici de suite plus en détail quelques facteurs clés à prendre en compte pour créer des réunions efficaces.

L’importance de la pré réunion

Allen, Lehmann-Willenbrock et Landowski (2014) montrent que les bavardages préalables à la réunion sont un facteur prédictif significatif de l’efficacité de la réunion.

Contrairement à la pratique courante dans les entreprises, prendre du temps pour arriver à la réunion à l’avance est important pour renforcer les liens entre collaborateurs et facilite la cohésion des équipes.

Le respect des horaires et de l’ordre du jour

La partie la plus importante du début d’une réunion consiste à commencer à l’heure (Davis, 2013).

Le simple fait d’arriver en retard à une réunion peut avoir un impact négatif sur la réussite d’une réunion. En ce sens Allen, Lehmann-Willenbrock et Rogelberg (2018) montrent que les personnes anticipent et expérimentent une baisse de satisfaction et d’efficacité lorsque les réunions commencent en retard. Plus précisément, le retard a un impact négatif sur l’attitude des participants à l’égard de la réunion et de ses résultats, à la fois en termes d’expériences post-réunion sur le terrain et en termes d’anticipation de l’efficacité de la réunion.

Lehmann-Willenbrock et Allen (2017) montrent que les groupes qui démarrent les réunions en retard montrent moins de communication orientée solution, moins d’analyse de problèmes, l’élaboration d’idées moins approfondies et moins d’énoncés socio-émotionnels positifs.

Puis, il est important que l’ordre du jour soit clair et qu’il soit respecté. En ce sens, Leach et al. (2009) montrent qu’un ordre du jour écrit et la finalisation de tous les points de l’ordre du jour pendant la réunion sont deux caractéristiques qui font percevoir la réunion comme une bonne réunion.

La clôture de la réunion est tout aussi importante que l’ouverture de la réunion pour clarifier la tâche et les résumés (Durgin et al., 2014).

En résumant, contrairement aux pratiques courantes :

  • démarrer et terminer les réunions à l’heure
  • traiter tous les points de l’ordre du jour

permettent de renforcer la satisfaction des collaborateurs et de mettre en œuvre des réunions plus productives.

L’importance de définir des rôles en amont

Pilkington et al. (2018) proposent de définir en amont quatre rôles :

  • la personne qui dirige la réunion et qui guide la réunion à travers l’ordre du jour
  • le facilitateur qui veille à ce que tout le monde ait la chance de parler, y compris en incitant ceux qui restent normalement silencieux
  • la personne qui gère le temps et qui avertit le président et / ou les participants lorsque chaque élément tire à sa fin
  • et celle qui prend des notes pour les commentaires ou ajoute des notes sur un tableau pour montrer les progrès accomplis pendant la réunion

Faire cela avant la réunion, permet :

  • de démarrer et terminer la réunion à l’heure
  • aux collaborateurs de se préparer au mieux et de participer davantage
  • d’expérimenter des meetings plus performants

La façon de structurer la réunion doit être cohérente avec les objectifs de la réunion (Rebori)

Les objectifs de la réunion et les caractéristiques de la personne qui la dirige

L’efficacité d’une réunion requiert avant tout de fixer ses objectifs et de les atteindre. En ce sens, Bang, Fuglesang et Ovesen (2010) montrent :

  • que la clarté des objectifs et la communication ciblée étaient positivement liées à l’efficacité de l’équipe au cours d’une réunion de travail
  • qu’il est important que les membres prennent la parole lorsque les objectifs de la réunion sont perçus comme flous, ce qui permet de mieux cibler la communication ainsi que d’améliorer la performance des tâches et la qualité des relations 

Mais comment un leader devrait-il animer efficacement une réunion pour atteindre les objectifs fixés ?

Les recherches dans ce domaine montrent qu’un style trop directif n’est pas productif alors qu’un style plus participatif conduit à de meilleures décisions, à un plus grand consensus et à la mise en œuvre de ces décisions.

Perkins (2009) suggère que les personnes qui animent une réunion devraient :

  • privilégier des questions afin d’aider les participants à exprimer et clarifier leurs idées
  • résumer les idées principales pour qu’elles ne soient pas perdues et pour être certain que les participants comprennent les enjeux
  • tester le consensus afin de favoriser celui des équipes et leur satisfaction avec les décisions prises

Au final, une réunion bien animée permet de renforcer la cohésion d’équipe et le partage d’une vision.

Cela est en accord avec les travaux de López, Fresno et Grandes (2010) montrant que le facilitateur ou le coordinateur de la réunion dirige le groupe tout au long des différentes phases du processus, afin de permettre d’atteindre les objectifs fixés, en passant en revue tous les sujets abordés dans l’ordre du jour, dans les délais prévus et dans un environnement propice au renforcement de l’identité, de la coopération et du groupe.

Les études récentes en matière d’efficacité d’une réunion mettent en avant l’importance de l’attitude de la personne qui dirige la réunion.

En ce sens Schuleigh, Malouff, Schutte et Loi (2019) montrent que lorsque la personne qui dirige la réunion agit en prenant en compte les besoins des participants (besoins d’appartenance, d’estime et la réalisation de soi, Maslow,1943) ces derniers sont davantage satisfaits et perçoivent que la réunion est plus productive. Les résultats indiquent un effet positif et indirect du comportement du leader sur :

  • la satisfaction envers la réunion par l’accomplissement des besoins hiérarchiques des participants
  • la satisfaction des besoins des participants en matière d’autodétermination

Parmi les compétences de la personne qui conduit la réunion, l’intelligence émotionnelle reste sans doute une compétence clé.

Cela est en accord avec l’étude de Van den Heuvel (2019) montrant que deux des quatre catégories comportementales de l’intelligence émotionnelle, «Exprimer ses émotions» et «Réguler ses émotions», influencent beaucoup plus l’efficacité du leader que les deux autres, «Utiliser les émotions» et «Comprendre les émotions’. L’efficacité de la personne qui dirige la réunion a un effet positif sur l’efficacité de l’équipe, avec l’efficacité des réunions ayant un avantage médiateur sur cette relation.

La communication non verbale a également un impact sur la perception de la personne qui dirige la réunion, en ce sens, Lauk (2019) montre que :

maintenir son regard vers les participants à la réunion tout en les écoutant et en prenant des notes a un impact positif sur la perception de l’efficacité du leadership alors que déplacer le regard ailleurs a l’effet opposé.

Peleckis et Peleckienė (2015) mettent en avant entre autres l’importance de la cohérence entre la communication verbale, paraverbale et non verbale.

Ravn (2013) nous propose une théorie transformative afin de faciliter le déroulement des réunions :

Conseil opérationnel : améliorez votre prochaine réunion.

Premièrement comprenez que la réussite de la réunion est le résultat de l’échange entre le leader et les participants.

Cela signifie que l’objectif principal de la réunion est de renforcer la cohésion des équipes, pour cela :

  • choisissez un leader empathique, émotionnellement intelligent et capable de communiquer de façon cohérente
  • agissez en accord avec l’ordre du jour en établissant des règles à suivre en cas de problèmes
  • permettez à tous les participants d’exprimer leur point de vue sans les juger
  • écoutez les besoins de tous les participants

Posez-vous les questions suivantes avant de démarrer la réunion :

Quels points de l’ordre du jour doivent être abordés en priorité car plus stratégiques pour atteindre l’objectif principal de la réunion et combien de temps faut-il allouer à ces points ?

Quels éléments de l’ordre du jour pourraient être source de conflit et de quelle façon allons-nous les gérer ?

De quelle façon pouvons-nous aider la personne qui dirige la réunion à améliorer son efficacité ?

De quelle façon pouvons-nous inciter les participants à interagir davantage avec le leader et les autres participants au cours de la réunion ?

Répondre à ces questions vous permettra de mettre en œuvre des réunions de plus en plus efficaces et motivantes pour vos équipes.

Maintenant, je vous propose de passer à la sixième étape, à savoir, comment gérer efficacement les conflits et les comportements contre-productifs.

6 – Gérez efficacement les conflits et prévenez les comportements contre-productifs

Gérer efficacement les conflits au sein d’une réunion est important pour qu’elle soit efficace et pour éviter de perdre du temps sur des sujets qui ne sont pas pertinents.

Holmes et Marra (2004) montrent que les stratégies utilisées par les leaders performants afin de gérer efficacement les conflits en réunion sont les suivantes :

  • l’évitement du conflit qui consiste à rappeler l’ordre du jour et inviter à le respecter en passant au point suivant
  • le détournement du conflit qui consiste à sortir du conflit en identifiant le problème puis en le détournant à un autre lieu de discussion
  • la résolution du conflit en négociant la discussion jusqu’à obtenir un consensus de groupe
  • la résolution de conflit en utilisant l’autorité et en imposant une décision

Lehmann-Willenbrock et al. (2013) définissent les comportements contre-productifs comme des actions prises par un ou plusieurs participants qui provoquent un dysfonctionnement ou entravent d’une manière ou d’une autre les progrès accomplis lors d’une réunion.

Les comportements qui affectent négativement les réunions de travail sont par exemple :

  • arriver en retard
  • parler de sujets non pertinents
  • se livrer à un comportement qui peut être interprété comme égoïste, irrespectueux et / ou grossier
  • passer du temps à se plaindre ou nier ses responsabilités
  • critiquer les autres de manière non constructive

Prévenir ou corriger rapidement ces comportements est indispensable à l’efficacité d’une réunion comme le montrent Kauffeld et Lehmann-Willenbrock (2012) car ces comportements contre-productifs ont un impact négatif non seulement sur la réunion, mais également sur les résultats en dehors de la réunion.

Leblanc et Nosik (2019) proposent des stratégies pour gérer les problèmes courants au cours d’une réunion :  

Conseil opérationnel : définissez comment vous allez gérer les comportements improductifs et les conflits lors de la prochaine réunion.

Voici quelques conseils pratiques pour prévenir et gérer les conflits et les comportements improductifs.

La gestion des personnes qui arrivent en retard est simple, il suffit de ne pas perdre de temps en leur résumant ce qu’elles ont raté. Différemment, vous faciliterez ce genre de comportement et vous n’arriverez pas à traiter les points importants de votre réunion. Les retardataires pourront recevoir une synthèse écrite leur fournissant le résumé des points ayant été traités.

Définissez les règles de conduite pour les personnes qui arrivent à l’avance ou à l’heure, par exemple, pas de distractions au cours de la réunion : téléphones, ordinateurs, etc.

Privilégiez la prise de notes sur papier pour les participants à la réunion pour qu’ils évitent de se focaliser sur d’autres tâches.

Valorisez toute contribution importante et directement liée au programme de la réunion. Si les personnes ont été invitées c’est parce qu’elles ont des éléments pertinents à partager. En revanche, si elles s’éloignent des objectifs de la réunion ou si elles la monopolisent il est indispensable de les recadrer.

Tout participant a le droit d’exprimer son opinion et mérite d’être écouté. Il est important de permettre à chacun d’exprimer son point de vue, de recadrer ceux qui coupent la parole et ne respectent pas l’opinion des autres.

Vous pouvez également créer un système de primes pour les personnes qui sont à l’heure et qui participent activement aux réunions.

Faire cela, vous permettra de disposer de personnes réellement motivées au cours des réunions et de réduire les comportements inappropriés.

Maintenant, je vous propose de passer à la septième étape, à savoir comment gérer les aspects linguistiques et interculturels.

7 – Prenez en compte les aspects linguistiques et interculturels

La globalisation des entreprises a un impact également sur la façon de concevoir et animer les réunions.

Cela signifie qu’organiser et animer efficacement une réunion de travail requiert de prendre en compte les facteurs linguistiques et culturels des participants.

Cela devient essentiel pour une réunion de travail avec des collaborateurs provenant de plusieurs pays et dont le niveau de langue en anglais peut être très différent.

Il devient alors important de préparer la réunion à l’avance en expliquant aux participants :

  • la langue qui sera utilisée
  • de langue maternelle d’utiliser un langage compréhensible et de parler plus lentement afin de faciliter la compréhension des autres
  • qui ne sont pas de langue maternelle, de faire de leur mieux pour préparer leurs questions et leur discours afin d’optimiser l’efficacité de la réunion

Dans ce genre de réunions de travail internationales, le rôle des animateurs devient essentiel car ils doivent être en mesure d’agir en tant que facilitateurs faisant preuve :

  • d’une forte empathie
  • d’excellentes capacités linguistiques
  • d’une bonne flexibilité interculturelle

L’empathie et donc la capacité de se mettre à la place de l’autre permet de dépasser beaucoup de difficultés. En ce sens, Zhu (2011) propose 3 conseils principaux pour y arriver :

  • premièrement, il est essentiel de développer des alliances interculturelles car cela aidera les négociateurs à se concentrer sur la construction d’une empathie relationnelle et, plus largement, il est important de travailler sur la manière d’incorporer des objectifs relationnels et transactionnels
  • deuxièmement, communiquer l’empathie et affirmer le terrain commun sont des stratégies importantes pour les deux parties dans la première étape pour faciliter un passage en douceur à la deuxième étape. En outre, il est important de trouver un terrain d’entente et d’y insister, en particulier à des moments critiques tels que des blagues ou des questions délicates concernant le prix final
  • troisièmement, il est essentiel de régler rapidement les différents positionnements avant que la situation ne débouche sur un conflit

Conseil opérationnel : améliorez votre intelligence interculturelle.

Identifiez les facteurs qui sont souvent une source de conflit lors de réunions avec vos équipes multiculturelles.

Préparez une réunion permettant à chacun d’exprimer son point de vue en mettant en avant que chaque personne perçoit les relations professionnelles en fonction de sa culture d’origine.

Après cette prise de conscience globale, invitez les participants à proposer des solutions alternatives capables de créer une base commune pour résoudre les problèmes et avancer pour le bien de tous.

Si possible, mettez en avant les objectifs communs et rassemblez les participants autour de valeurs de groupe.

Faire cela, vous permettra de sortir des impasses d’une perception erronée et de renforcer la cohésion des équipes internationales.

Maintenant, je vous propose de passer à la huitième et dernière étape, à savoir comment évaluer l’efficacité de votre réunion et agir en accord avec les décisions prises.

8 – Evaluez l’efficacité de votre réunion et agissez en accord avec les décisions prises

Différents moyens s’offrent à vous pour évaluer l’efficacité d’une réunion. L’un des moyens les plus efficaces consiste à demander l’avis des participants.

Afin que ces retours soient utiles, vous devez garantir l’anonymat des réponses. Pour cela, vous pouvez utiliser des outils qui vous permettent de créer des questionnaires en ligne.

En ce sens, Butler (2015) recommande d’envoyer une enquête post-réunion pour obtenir les commentaires des participants sur leur expérience de réunion afin que le responsable de la réunion soit en mesure d’améliorer les réunions futures.

Selon Lehmann-Willenbrock et Allen (2017) un programme efficace de développement du leadership de réunion pourrait, par exemple, aborder tout ou une partie des points suivants plutôt communs et particulièrement difficiles dans la réunion :

  • cycles de réclamation ou spirales négatives dans lesquelles les équipes restent bloquées
  • difficultés à encourager les contributions des employés lors de réunions
  • trouver un équilibre entre la réalisation des objectifs visés dans l’ordre du jour d’une part et répondre de manière flexible aux questions, préoccupations et notes annexes de l’autre
  • impliquer les participants plus introvertis ou silencieux
  • créer une motivation pour la mise en œuvre des idées, en assumant plus de responsabilités et de tâches supplémentaires
  • parvenir à un consensus face à des divergences importantes
  • gérer des situations dans lesquelles les employés se présentent en retard à la réunion ou ne se présentent pas du tout

Conseil opérationnel : commencez à résoudre les 4 problèmes les plus communs de l’après réunion.

Quatre problèmes communs ont un impact majeur sur l’efficacité d’une réunion et sont liés à la mise en œuvre de décisions prises au cours de la réunion :

  • on ne décide pas qui doit passer à l’action
  • on désigne la personne chargée de réaliser la tâche mais on ne désigne pas la personne qui doit vérifier que cette action est bien mise en œuvre
  • on désigne une personne qui doit exécuter la tâche et on désigne la personne qui doit vérifier que l’action ait bien été menée, mais on ne désigne pas une troisième personne qui vérifie le tout au cours de la réunion suivante
  • on reste dans l’inaction, bien que les trois personnes ci-dessus aient été désignées

Dans chacun de ces cas, il faudra résoudre le problème différemment. Dans le dernier cas, les dirigeants de l’entreprise devraient se questionner davantage. Cela premièrement sur la réelle utilité de la réunion et deuxièmement sur les facteurs responsables de cette inefficacité.

Un autre facteur important à prendre en compte est la gestion des questions restées en suspens et qui n’ont pas pu être traitées au cours de la réunion, par exemple parce qu’elles n’étaient pas liées au programme de la réunion.

Posez-vous les questions suivantes avant de programmer une nouvelle réunion :

S’agit-il d’un sujet important pour la cohésion des équipes ou pour le fonctionnement de l’entreprise ?

Que se passera-t-il si nous décidons de ne pas aborder ce sujet lors d’une prochaine réunion ?

Qui sont les personnes concernées par ce nouveau thème ?

Pouvons-nous traiter cette situation sans organiser une nouvelle réunion ?

Faire cela, vous permettra de créer une vraie cohérence entre décisions et actions mises en œuvre au sein de votre entreprise.

Conclusion finale sur comment organiser et animer une réunion de travail efficace

Au début de cet article, vous cherchiez à comprendre comment organiser et animer une réunion de travail efficace.

Au cours de votre lecture, vous avez découvert 8 conseils scientifiquement prouvés pour devenir plus organisé dans votre travail.

De plus, pour chacun de ces 8 conseils, je vous ai proposé 8 solutions opérationnelles que vous pouvez implémenter dès maintenant pour améliorer l’efficacité de vos réunions.

Faire cela vous permettra de transformer vos réunions en opportunité pour renforcer la cohésion d’équipe et atteindre vos objectifs stratégiques.

Avant de vous quitter, j’aimerais vous poser une question et vous demander quelque chose.

Premièrement, je voudrais savoir comment, quand et où allez-vous appliquer les conseils que vous venez de découvrir ?

Deuxièmement, je vous demande de partager cet article avec votre entourage car les informations que vous venez de découvrir sont en mesure d’avoir un impact positif sur la vie d’autres personnes qui comme vous ont envie de progresser dans leur vie professionnelle.

Si vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement personnalisé pour améliorer l’efficacité de vos réunions, écrivez-nous en passant par notre formulaire de contact pour profiter d’un premier échange gratuit avec un coach en organisation professionnelle.

Pour aller plus loin sur l’organisation et l’animation d’une réunion de travail

Avant, pendant et après la réunion

Plusieurs modèles théoriques ont été proposés pour rendre compte des erreurs à ne pas commettre et des meilleures pratiques en termes de planification, d’exécution et de suivi d’une réunion professionnelle.

Les 4 modèles suivants sont ceux parmi les meilleurs pour rendre compte de la multitude de facteurs qui impactent l’efficacité d’une réunion.

Je vous propose de partir du modèle proposé par Streibel (2007) qui permet de rendre compte des facteurs influençant la réussite d’une réunion à un niveau macro.

A un niveau plus micro, je vous propose de prendre en compte les travaux de Lehmann-Willenbrock et Allen (2017)

ainsi que ceux de Clarke (2003) :

Enfin, Geimer, Leach, DeSimone, Rogelberg et Warr (2015) proposent un modèle qui rend compte de la motivation des équipes à participer à une réunion :

 

 

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